Manche Einrichtungen, die einen kostenlosen Test starten, legen am ersten Tag das Konto an, schauen sich ein paar Bildschirme an und vergessen den Test dann im Tagesgeschäft. Nach vierzehn Tagen bleibt nur der Eindruck „war nicht schlecht". Das ist weder für die Einrichtung noch für uns ein gutes Ergebnis.
Damit aus dem Test eine echte Entscheidung wird, braucht es einen Plan. In diesem Beitrag teile ich einen Plan Tag für Tag, um die 14-tägige kostenlose Testphase von Funikid mit einer Gruppe, echten Eltern und einem messbaren Ergebnis abzuschließen.
Vor dem Start: drei Entscheidungen
- Pilotgruppe: Beginnen Sie mit einer Gruppe statt mit der ganzen Einrichtung. Die Gruppe einer Fachkraft, die technikaffin und offen für Veränderungen ist, ist die beste Wahl.
- Verantwortliche Person: Jemand aus der Leitung sollte den Test verantworten; diese Person beantwortet die Fragen der Fachkraft und hält den Kontakt zu uns.
- Erfolgskriterien: Worauf schauen Sie am Ende des vierzehnten Tages? Zum Beispiel: „Nutzen die meisten Eltern die App? Teilt die Fachkraft den Tag entspannt? Sind die wiederkehrenden Anrufe weniger geworden?"
Tag 1–2: Einrichtung
- Füllen Sie das Anmeldeformular aus und legen Sie Ihr Konto an.
- Legen Sie die Pilotgruppe und ihre Kinder an. Siehe Kinderverwaltung.
- Legen Sie Konten für Fachkräfte und Leitung an und vergeben Sie die Rechte. Siehe Rechteverwaltung.
- Tragen Sie den Wochenspeiseplan und eine bevorstehende Veranstaltung ein, damit Eltern beim ersten Login keine leere App sehen.
Tag 3: Einführung der Fachkraft
Eine halbstündige Sitzung mit der Fachkraft genügt. Zeigen Sie vier Aufgaben: Anwesenheit erfassen, ein Foto teilen, eine Ankündigung veröffentlichen, auf eine Nachricht antworten. Danach probiert sie jede selbst aus. Ziel dieser Sitzung ist nicht, jede Funktion zu erklären, sondern den Alltag der ersten Woche zu erleichtern.
Tag 4–5: Eltern einladen
- Schicken Sie den Eltern eine kurze Ankündigung: warum Sie umsteigen, was sie davon haben, wie sie die App installieren.
- Teilen Sie die Links zur App im iOS- und Android-Store.
- Bieten Sie beim Bringen am Morgen und beim Abholen am Nachmittag ein paar Minuten Installationshilfe an der Tür an. Meist reicht das schon.
- Verfolgen Sie, wer dabei ist, und sprechen Sie Eltern, die noch fehlen, persönlich an.
Tag 6–10: Die echte Woche
Diese fünf Tage sind das Herzstück des Tests. Die gesamte tägliche Kommunikation der Pilotgruppe läuft über die App:
- Jeden Morgen wird die Anwesenheit in der App erfasst.
- Jeden Tag wird mindestens ein Gruppenfoto in die Galerie hochgeladen.
- Mahlzeiten werden im Essensprotokoll eingetragen.
- Ankündigungen erfolgen ausschließlich über die App.
- Am Ende der Woche wird ein kurzer Newsletter geteilt.
Notieren Sie in diesen fünf Tagen die Schwierigkeiten der Fachkraft. Die meisten sind Gewohnheitsfragen, die sich in den ersten zwei Tagen lösen; die bleibenden sind wichtige Informationen für Ihre Bewertung.
Tag 11–12: Rückmeldungen sammeln
- Fragen Sie die Fachkraft: Welche täglichen Aufgaben sind leichter geworden, welche schwerer? Sind wiederkehrende Elternfragen weniger geworden?
- Fragen Sie einige Eltern: Wie oft öffnen sie die App? Worauf schauen sie am meisten? Fehlt ihnen etwas?
- Fragen Sie sich selbst: Sehen Sie die Kommunikation der Gruppe jetzt an einem Ort?
Tag 13–14: Entscheidung
Kehren Sie zu den anfangs festgelegten Kriterien zurück und vergleichen Sie sie mit den gesammelten Rückmeldungen. Trennen Sie bei der Entscheidung zwei Fragen:
- Erfüllt die Software unseren Bedarf?
- Welchen Umstiegsplan brauchen wir, wenn wir sie auf die ganze Einrichtung ausweiten?
Für die zweite Frage bietet unser Beitrag zur Vorbereitung auf das neue Kita-Jahr einen Fahrplan. Über Pakete und die passende Struktur für Ihre Einrichtung können Sie mit unserem Team sprechen.
Drei häufige Fehler in der Testphase
- Mit der ganzen Einrichtung starten: Ein zerstreuter Test liefert kein klares Ergebnis.
- Eltern nicht einladen: Ein Test ohne Eltern heißt, die wichtigere Hälfte der Software nie zu sehen.
- Den alten Kanal parallel weiterführen: Wenn Ankündigungen sowohl in der Gruppe als auch in der App erscheinen, haben Eltern keinen Grund, auf die App umzusteigen.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen wir für den Test eine Kreditkarte?
Die Anmeldung zum Test erfolgt über das Registrierungsformular; die Schritte finden Sie auf der Registrierungsseite. Wenn etwas unklar ist, fragen Sie uns.
Gehen die Daten, die wir im Test eingeben, verloren?
Ihre Entscheidung, nach dem Test weiterzumachen, und was mit Ihren Daten geschieht, können Sie mit unserem Team besprechen; wir empfehlen, das schon während des Tests zu klären.
Bekommen wir während des Tests Unterstützung?
Ja. Bei Fragen zur Einrichtung und Nutzung können Sie sich an unser Team wenden.
Was muss ich tun, um sofort zu starten?
Wählen Sie Ihre Pilotgruppe und melden Sie sich zum kostenlosen Test an. Die zweitägige Einrichtung ist der kürzeste Teil des Plans.
Über die Autorin / den Autor
Ece Demir
Vertriebsexpertin
Schreibt aus dem Vertriebsteam, das täglich mit Einrichtungen spricht. Beantwortet die Fragen, die Leitungen vor einer Entscheidung stellen: Softwareauswahl, kostenlose Testphase, Umstellungsplan und Elternzahlungen.
