Im Büro einer Kita steht meist ein Schrank: für jedes Kind eine Akte mit Anmeldeformular, Kopie des Impfnachweises, Kontaktdaten der Eltern, Liste der Abholberechtigten und ein paar Notizen. Solange der Schrank ordentlich ist, funktioniert das. Das Problem beginnt, wenn die Informationen auch außerhalb des Schranks gebraucht werden: an der Tür, beim Ausflug, in der Küche, oder wenn Eltern ihre Telefonnummer ändern.
In diesem Beitrag beschreibe ich aus Sicht der Verwaltung den praktischen Weg, Kinderakten zu digitalisieren.
Was gehört zu einer Kinderakte?
Jede Einrichtung hat ihr eigenes Formular, aber die Kerndaten ähneln sich:
- Grunddaten des Kindes und seine Gruppe
- Eltern und Kontaktdaten
- Personen, die das Kind abholen dürfen
- Gesundheitshinweise: Allergien, regelmäßige Medikamente, Besonderheiten
- Ernährungsvorlieben und -einschränkungen
- Einwilligungen zum Teilen von Fotos
Alle diese Informationen werden irgendwo im Kita-Alltag gebraucht. Genau darin liegt der eigentliche Wert der digitalen Akte: Eine Information wird einmal eingegeben und ist dort, wo sie gebraucht wird, für die richtige Person sichtbar.
Drei Probleme der Papierakte
- Aktualität: Ändern Eltern ihre Telefonnummer, veraltet die Angabe in der Akte; oft bemerkt es niemand.
- Zugriff: Braucht man beim Ausflug die Nummer eines Elternteils, steht der Schrank in der Kita.
- Kontrolle: Man weiß nicht, wer die Akte geöffnet und welche Angaben gesehen hat.
Was bringt die digitale Akte?
Mit der Kinderverwaltung von Funikid lassen sich die Daten der Kinder ordnen und nachverfolgen; Ziel ist, sie aktuell und leicht zugänglich zu halten. Der Gewinn ist konkret:
- Eine Quelle: Eine Angabe wird an einer Stelle aktualisiert; bei Anwesenheit, Nachrichten und Essensprotokoll wird derselbe Datensatz verwendet.
- Sichtbar für die richtige Person: Ein Gesundheitshinweis ist für Fachkraft und Küche sichtbar, Zahlungsdaten für die Buchhaltung. Siehe Rechteverwaltung.
- Gruppenwechsel werden einfach: Ein Gruppenwechsel im neuen Kita-Jahr ist so einfach, wie ein Kind von einer Liste in die andere zu verschieben.
Der Umstieg: ein Plan in vier Schritten
1. Felder verschlanken
Im Papierformular sammeln sich über die Jahre Felder an, die niemand mehr nutzt. Fragen Sie beim Umstieg zu jedem Feld: „Nutzen wir diese Angabe wirklich?" Keine unnötigen Daten zu erheben, erleichtert die Arbeit und ist auch aus Sicht des Datenschutzes richtig.
2. Zuerst die aktuellen Kinder eingeben
Beginnen Sie nicht damit, die Akten vergangener Jahre zu übertragen. Sobald die Kinder, Eltern und Gruppen des laufenden Jahres im System sind, kann die Einrichtung vom ersten Tag an damit arbeiten. Um das Archiv kann man sich später kümmern.
3. Angaben von den Eltern bestätigen lassen
Die Angaben auf Papier können veraltet sein. Bitten Sie die Eltern in der ersten Woche nach ihrem Einstieg in die App, ihre Kontaktdaten und die Abholberechtigten zu prüfen. Dieser eine Schritt bereinigt in wenigen Tagen die Fehler, die sich jahrelang im Schrank angesammelt haben.
4. Entscheiden, wie Papier aufbewahrt wird
Für Originale wie unterschriebene Anmeldeformulare gelten die Aufbewahrungsregeln Ihrer Einrichtung. Die digitale Akte wird zur Quelle für den Alltag; die Papierakte wandert ins Archiv.
Abholberechtigte: besondere Sorgfalt
Das wichtigste Feld der Kinderakte ist, wer das Kind abholen darf. Diese Angabe muss immer aktuell und für die Fachkraft an der Tür zugänglich sein. Machen Sie es zur Regel, dass Eltern Änderungen schriftlich (per Nachricht in der App) mitteilen. Zum Ablauf beim Abholen lesen Sie unseren Beitrag zur Benachrichtigung bei Ankunft und Abholung.
Gesundheitshinweise: wenig, aber richtig
Angaben zu Allergien und regelmäßigen Medikamenten sind für die Sicherheit des Kindes lebenswichtig; sie müssen aber nicht einem großen Kreis offenstehen. Nur wer an der Betreuung des Kindes beteiligt ist, sollte sie sehen. Für die Seite des Essens lesen Sie unseren Beitrag zu Speiseplan und Mahlzeitendokumentation.
Häufig gestellte Fragen
Können wir Kinderdaten gesammelt eingeben?
Wie Sie Ihre Liste beim Umstieg übertragen, können Sie mit unserem Team besprechen; in der Testphase ist die Pilotgruppe von Hand meist in wenigen Minuten eingegeben.
Können Eltern ihre eigenen Angaben aktualisieren?
Wenn Eltern eine Änderung über die App an die Einrichtung melden, wird die Angabe schnell und nachvollziehbar aktualisiert. Welche Felder von wem geändert werden dürfen, legt die Einrichtung nach ihren eigenen Abläufen fest.
Was passiert mit der Akte eines Kindes, das die Einrichtung verlässt?
Sie wird aus der aktiven Liste genommen; wie lange und wie die Akte aufbewahrt wird, sollte nach den Aufbewahrungsregeln Ihrer Einrichtung festgelegt werden.
Wie kann ich die Kinderverwaltung von Funikid testen?
Sie können mit dem 14-tägigen kostenlosen Test beginnen und die Akten einer Gruppe eingeben. Bei Fragen kontaktieren Sie uns.
Über die Autorin / den Autor
Emre Aksoy
Experte für Verwaltungsangelegenheiten
Schreibt mit seiner Verwaltungserfahrung über den Betrieb einer Einrichtung: Anwesenheit, Essen, Veranstaltungen und Kalenderplanung, Kinderakten. Statt Theorie steht in seinen Beiträgen der tatsächliche Ablauf eines Kita-Tages im Mittelpunkt.
