Einer der Sätze, die ich in Gesprächen mit Kita-Leitungen am häufigsten höre, lautet: „Mitten im Jahr wollen wir das System nicht wechseln." Eine sehr berechtigte Sorge. Zum Glück gibt es eine naheliegende Antwort: das neue Kita-Jahr. Eltern erwarten ohnehin neue Informationen, neue Gruppen und neue Gewohnheiten; als Teil dieser Neuerungen wird die App viel leichter angenommen.
In diesem Beitrag teile ich einen Fahrplan, um die Eltern-App zum Jahresbeginn reibungslos einzuführen – von den Wochen vor dem Start bis zum Ende des ersten Monats.
Vor dem Start: die Vorbereitungsphase
Software auswählen und testen
Die Entscheidung vor Jahresbeginn zu treffen, erleichtert alles Weitere. Sie können Funikid 14 Tage kostenlos testen; selbst in der Sommerpause ist eine Probe mit dem Leitungsteam und einer Fachkraft möglich. Für Bewertungsfragen lesen Sie unseren Beitrag 10 Fragen.
Die Struktur der Einrichtung anlegen
- Legen Sie die Gruppen des neuen Jahres an.
- Ordnen Sie Kinder und Eltern den Gruppen zu. Siehe Kinderverwaltung.
- Legen Sie die Konten des Personals an und vergeben Sie die Rechte. Siehe Rechteverwaltung.
- Tragen Sie die bereits bekannten Veranstaltungen des Jahres in den Kalender ein. Siehe Veranstaltungen und Kalender.
Die Regeln aufschreiben
Welche Information geht über welchen Kanal, zu welchen Zeiten werden Nachrichten beantwortet, welche Grundsätze gelten beim Teilen von Fotos? Fassen Sie diese Regeln in einem einseitigen Leitfaden zusammen; er wird an Fachkräfte und Eltern verteilt.
Kurz vor dem Start: die Fachkräfte vorbereiten
Zu Jahresbeginn kommen die Fachkräfte ohnehin zu Teambesprechungen zusammen; reservieren Sie eine Stunde für die App. In dieser Sitzung:
- Probieren Sie gemeinsam die vier täglichen Aufgaben aus: Anwesenheit, Fotos, Ankündigungen, Nachrichten.
- Besprechen Sie die Kommunikationsregeln der Einrichtung.
- Jede Fachkraft bereitet die erste Ankündigung ihrer Gruppe vor (zum Beispiel eine Willkommensnachricht an die Eltern).
Wenn sich die Fachkräfte am ersten Tag bereit fühlen, wirkt sich das direkt darauf aus, wie gut die Eltern die App annehmen.
Die erste Woche: Eltern einladen
Die ersten Tage des Jahres sind die Zeit, in der Eltern am meisten Kontakt zur Einrichtung haben; legen Sie die Einladung in diese Phase:
- Beim Elternabend vorstellen: Erklären Sie in drei Sätzen, warum die App genutzt wird und was die Eltern davon haben.
- Hilfetisch an der Tür: Helfen Sie einige Tage lang morgens und nachmittags bei der Installation der App.
- Schriftlicher Leitfaden: Verteilen Sie einen kurzen Leitfaden mit den Installationsschritten und den Regeln der Einrichtung.
- Erste Inhalte bereithalten: Wenn Eltern die App öffnen, sollten sie die Willkommensankündigung, den Wochenspeiseplan und Fotos vom ersten Tag sehen. Eine leere App wird kein zweites Mal geöffnet.
Die ersten Wochen: alle an Bord holen
Innerhalb weniger Wochen wird klar, wer noch nicht dabei ist. Sprechen Sie diese Eltern persönlich an; das Hindernis ist meist technisch. Beginnen Sie in dieser Phase, die Rolle der alten Kanäle einzuschränken: Offizielle Ankündigungen erfolgen nur noch über die App. Zum Umstieg von Messenger-Gruppen lesen Sie diesen Beitrag.
Nach dem ersten Monat: die erste Bilanz
Ziehen Sie nach dem ersten Monat des Jahres eine kurze Bilanz:
- Wie viele Eltern nutzen die App regelmäßig?
- Bei welchen Aufgaben haben die Fachkräfte Schwierigkeiten?
- Sind wiederkehrende Fragen am Telefon und an der Tür weniger geworden?
- Welche Inhalte interessieren die Eltern am meisten?
Justieren Sie Regeln und Gewohnheiten auf Grundlage dieser Bilanz nach. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, als nächsten Schritt ein neues Modul wie die Online-Zahlung einzuführen.
Wenn Sie mitten im Jahr starten müssen
Nicht jede Einrichtung kann bis zum Jahresbeginn warten. Wenn Sie mitten im Jahr starten, wenden Sie dieselben Schritte in kleinerem Maßstab an: zuerst eine Pilotgruppe, dann der Rest der Einrichtung. Unser Plan für die 14-tägige Testphase beschreibt, wie dieser Ansatz Tag für Tag funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Wann sollten wir mit der Vorbereitung beginnen?
Einige Wochen vor Beginn des Kita-Jahres sind ideal: Das lässt genug Zeit für Entscheidung, Einrichtung und Vorbereitung der Fachkräfte. Wenn Sie später beginnen, starten Sie mit einer Pilotgruppe.
Machen alle Eltern schon in der ersten Woche mit?
Meist nicht; die Beteiligung verteilt sich über einige Wochen. Wichtig ist, vom ersten Tag an Inhalte zu teilen und die noch Fehlenden persönlich anzusprechen.
Müssen wir die Daten des Vorjahres übertragen?
Es genügt, mit den aktuellen Kindern und Eltern des neuen Jahres zu beginnen. Die Details des Umstiegs können Sie mit unserem Team besprechen.
Wo fange ich an, um mich mit Funikid auf das Kita-Jahr vorzubereiten?
Sie können mit einer Anmeldung zum kostenlosen Test beginnen oder uns kontaktieren, um Ihren Umstiegsplan zu besprechen.
Über die Autorin / den Autor
Ece Demir
Vertriebsexpertin
Schreibt aus dem Vertriebsteam, das täglich mit Einrichtungen spricht. Beantwortet die Fragen, die Leitungen vor einer Entscheidung stellen: Softwareauswahl, kostenlose Testphase, Umstellungsplan und Elternzahlungen.
