Die meisten meiner Gespräche mit Kita-Leitungen beginnen an derselben Stelle: „Wir haben uns ein paar Programme angesehen, sie ähneln sich alle." Das stimmt; in der Demo wirkt jede Software aufgeräumt, schnell und bunt. Der Unterschied zeigt sich an einem echten Kita-Tag: morgens an der Tür, in einer vollen Veranstaltungswoche, am ersten Tag einer neuen Fachkraft.
Deshalb möchte ich Ihnen als jemand aus dem Vertriebsteam eine ehrliche Liste geben: zehn Fragen, die Sie bei der Bewertung jeder Kita-Verwaltungssoftware stellen sollten – unsere eingeschlossen.
1. Gibt es die Eltern-App für iOS und Android?
Ihre Eltern haben unterschiedliche Handys. Dass die App in beiden Stores verfügbar ist und der Verwaltungsbereich im Browser läuft, ist eine Grundvoraussetzung. Die Eltern-App von Funikid läuft auf iOS und Android, der Verwaltungsbereich im Web.
2. Wie viele Klicks braucht eine Fachkraft für ihre täglichen Aufgaben?
Über den Erfolg einer Software entscheiden die Fachkräfte. Wie lange dauert es, die Anwesenheit zu erfassen, ein Foto zu teilen oder eine Mahlzeit einzutragen? Probieren Sie diese Aufgaben während der Demo selbst aus oder lassen Sie eine Ihrer Fachkräfte ran. Ein umständliches System landet innerhalb weniger Wochen auf der Liste „trage ich später nach".
3. Was sehen Eltern – und wann?
Was ist der erste Bildschirm, den Eltern beim Öffnen der App sehen? Wie werden Ankündigungen, Nachrichten, Fotos, Essensinformationen und Benachrichtigungen voneinander getrennt? Geht eine wichtige Ankündigung zwischen den Fotos unter? Um es mit Elternaugen zu sehen, können Sie einen Elternteil um Hilfe bitten.
4. Welche Module gibt es – und welche brauchen Sie wirklich?
Eine lange Funktionsliste ist für sich genommen kein Wert. Notieren Sie, was Sie brauchen: Elternkommunikation, Anwesenheit, Essen, Veranstaltungen, Fotos, Zahlungen, Kinderakten. Schauen Sie sich dann an, wie jedes davon im Alltag funktioniert. Die Module von Funikid werden auf der Seite Funktionen einzeln beschrieben.
5. Passen Rollen und Rechte zu Ihrer Einrichtung?
Leitung, Fachkräfte, Hilfskräfte, Buchhaltung und Eltern sollten jeweils andere Informationen sehen. Kann die Software diese Unterscheidung treffen, oder sieht jeder alles? Einen ausführlichen Rahmen finden Sie in unserem Beitrag zu Rollen und Rechten in der Kita.
6. Was bietet sie Eltern, die andere Sprachen sprechen?
Wenn einige Ihrer Eltern eine andere Sprache als die Ihrer Einrichtung sprechen, sind die Sprachoptionen der App wichtig. Die Mehrsprachigkeit von Funikid wurde genau für diesen Bedarf entwickelt.
7. Wie werden Fotos und personenbezogene Daten geschützt?
Wer kann die Fotos der Kinder sehen? Lässt sich ein Gruppenalbum von einem kindbezogenen Album trennen? Sind die Telefonnummern der Eltern füreinander sichtbar? Die Antworten wirken sich direkt auf das Vertrauen der Eltern in die Einrichtung aus.
8. Wie läuft der Umstieg ab?
Wie kommt Ihre aktuelle Kinderliste ins System? Wie werden die Fachkräfte eingeführt? Welche Unterstützung gibt es, damit die Eltern die App installieren? Ein guter Umstiegsplan ist so wichtig wie die Software selbst. Für einen Umstieg zum Jahresbeginn hilft Ihnen unser Beitrag zur Vorbereitung auf das neue Kita-Jahr.
9. An wen wenden Sie sich, wenn es ein Problem gibt?
Wie erreichen Sie den Support, wie lange dauert eine Antwort, gibt es in der Einrichtungsphase persönliche Hilfe? Es ist eine gute Idee, den Support-Kanal vor Vertragsabschluss einmal zu testen: Schicken Sie eine Frage und schauen Sie, wie Sie Antwort bekommen.
10. Können Sie die Software vor dem Kauf an einem echten Kita-Tag testen?
Das ist die wichtigste Frage. Eine Präsentation anzusehen ist etwas ganz anderes, als mit einer Gruppe eine Woche lang mit der Software zu arbeiten. Sie können Funikid 14 Tage kostenlos testen; wenn Sie in dieser Zeit Ankündigungen, Anwesenheit, Fotos und Nachrichten mit einer Gruppe und echten Eltern erleben, wird Ihre Entscheidung klar. Für einen strukturierten Test lesen Sie unseren Plan für die 14-tägige Testphase.
Ein Vorschlag für Ihre Entscheidungstabelle
Tragen Sie für jede Software, die Sie bewerten, diese zehn Fragen in eine Tabelle ein und vergeben Sie für jede die Note „gut / ausreichend / schwach". Lassen Sie nicht nur die Leitung bewerten, sondern mindestens eine Fachkraft und einen Elternteil. Diese drei Blickwinkel zeigen, was die Demo nicht zeigt.
Zum Thema Preis
Der Preis gehört natürlich zur Entscheidung. Funikid gibt es in den Paketen Einsteiger, Standard und Erweitert; um zu besprechen, welches zu den Bedürfnissen Ihrer Einrichtung passt, nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf. Trotzdem rate ich, Preise erst zu vergleichen, wenn die Fragen oben beantwortet sind: Software, die niemand nutzt, ist teuer – selbst wenn sie die günstigste ist.
Häufig gestellte Fragen
Wer sollte an der Softwareauswahl beteiligt sein?
Die Leitung, mindestens eine Fachkraft und wenn möglich ein Elternteil. Die Fachkraft beurteilt den Alltagseinsatz, der Elternteil das App-Erlebnis.
Worauf sollten wir uns in der Testphase konzentrieren?
Darauf, eine echte Woche in einer Gruppe zu erleben: Anwesenheit am Morgen, Teilen im Laufe des Tages, was Eltern am Abend sehen. Einige Funktionen gründlich zu testen sagt mehr, als alle nur oberflächlich anzuschauen.
Gelten diese Fragen auch für eine kleine Kita?
Ja. Der Vorteil einer kleinen Einrichtung ist, dass Umstieg und Test schneller gehen; die Antworten auf die Fragen sind genauso wichtig.
Wo fange ich an, wenn ich Funikid bewerten möchte?
Sie können mit einer Anmeldung zum kostenlosen Test beginnen oder uns zuerst Ihre Fragen schicken.
Über die Autorin / den Autor
Ece Demir
Vertriebsexpertin
Schreibt aus dem Vertriebsteam, das täglich mit Einrichtungen spricht. Beantwortet die Fragen, die Leitungen vor einer Entscheidung stellen: Softwareauswahl, kostenlose Testphase, Umstellungsplan und Elternzahlungen.
