Wenn eine Einrichtung auf eine neue Software umsteigt, gilt die erste Begeisterung meist den Funktionen: Ankündigungen, Fotos, Nachrichten. Viel seltener, aber genauso wichtig ist eine andere Frage: Wer wird diese Informationen sehen?
Das System eines Kindergartens enthält Gesundheitshinweise zu Kindern, Kontaktdaten der Familien, Zahlungsstände und private Nachrichten. Sind diese Informationen für alle offen, leidet das Vertrauen, und es entstehen unnötige Risiken. In diesem Beitrag erkläre ich Rollen und Rechte in einfachen Worten.
Der Grundsatz: sehen, was man für die eigene Arbeit braucht
Die goldene Regel der Rechtevergabe ist einfach: Jede Person sieht die Informationen, die sie für ihre Arbeit braucht – und nicht mehr. Man nennt das das Prinzip der „minimalen Rechte". Eine Gruppenfachkraft braucht die Allergieangaben der Kinder in ihrer Gruppe, aber nicht sämtliche Zahlungsunterlagen der Einrichtung.
In Funikid beruht die Rechteverwaltung darauf, Benutzergruppen bestimmte Zugriffsrechte zuzuweisen: Indem für jede Gruppe festgelegt wird, wer worauf zugreifen darf, wird Datensicherheit gewährleistet.
Ein Beispiel-Rollenplan
Jede Einrichtung ist anders aufgebaut; verstehen Sie den folgenden Plan als Ausgangspunkt:
- Kita-Leitung: Sieht die gesamte Einrichtung; verwaltet Benutzer und Rechte. Die Zahl dieser Konten bleibt klein.
- Gruppenfachkraft: Kinder, Eltern, Ankündigungen, Fotos, Anwesenheit und Essensprotokoll der eigenen Gruppe. Informationen anderer Gruppen sieht sie nicht.
- Ergänzungskraft / Praktikant: Die täglichen Aufgaben der Gruppe (Anwesenheit, Essensprotokoll, Fotos hochladen); eingeschränkter Zugriff auf Details der Kinderakten und auf private Nachrichten.
- Buchhaltung: Zahlungs- und Beitragsinformationen; keine Gesundheitshinweise und keine Fotos der Kinder.
- Küchenleitung: Speiseplan und besondere Ernährungsbedürfnisse (Allergieliste); sonst nichts.
- Eltern: Nur Informationen zum eigenen Kind und die Inhalte, die mit der Gruppe ihres Kindes geteilt werden.
Die fünf häufigsten Fehler
- Allen Leitungsrechte geben: Das geschieht, „damit nichts liegen bleibt"; passiert dann ein Fehler, weiß niemand, wer es war.
- Gemeinsame Konten nutzen: Wenn alle ein einziges Konto namens „Team" verwenden, ist nicht mehr nachvollziehbar, wer was getan hat. Jede Person braucht ein eigenes Konto.
- Konten ausgeschiedener Mitarbeitender offen lassen: Wer die Einrichtung verlässt, verliert den Zugang noch am selben Tag.
- Gesundheitsinformationen einem großen Kreis öffnen: Allergie- und Gesundheitshinweise sollten nur denen zugänglich sein, die das Kind betreuen.
- Rechte einmal einrichten und vergessen: Gruppenwechsel, neues Personal und neue Aufgaben verlangen eine regelmäßige Überprüfung der Rechte.
Rechte auf Elternseite
Rechte gelten nicht nur für das Personal, sondern auch für Eltern. Bei getrennt lebenden oder geschiedenen Eltern sind Fragen wie „Welcher Elternteil darf welche Informationen sehen?" oder „Wer darf das Kind abholen?" sensibel. Diese Angaben sollten bei der Anmeldung geklärt und in der Akte des Kindes aktuell gehalten werden.
Checkliste zum Start ins Kita-Jahr
- Hat jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ein eigenes Konto? Gibt es noch gemeinsame Konten?
- Greift jede Fachkraft nur auf ihre eigene Gruppe zu?
- Wurden die Konten der im letzten Jahr ausgeschiedenen Mitarbeitenden geschlossen?
- Wer hat Zugriff auf Gesundheits- und Zahlungsinformationen? Besteht diese Liste wirklich nur aus Personen, die sie brauchen?
- Sind die Elternkonten den richtigen Kindern zugeordnet?
Vertrauen ist keine Funktion, sondern eine Gewohnheit
Keine Software sorgt allein für Datensicherheit; das tun richtig eingerichtete Rechte und die Gewohnheiten, die sie schützen. Kleine Regeln – Passwörter nicht weitergeben, Geräte nicht entsperrt liegen lassen, keine Informationen per Screenshot weiterreichen – sind ebenso wichtig wie die Rechtevergabe. Zum Schutz der Privatsphäre beim Teilen von Fotos lesen Sie auch diesen Beitrag.
Häufig gestellte Fragen
Darf eine Fachkraft Eltern aus einer anderen Gruppe schreiben?
Das hängt von der Rechteverwaltung der Einrichtung ab. In den meisten Kitas kommunizieren Fachkräfte nur mit den Eltern ihrer eigenen Gruppe; die Kommunikation mit allen Eltern übernimmt die Leitung.
Wer legt die Rechte fest?
Die Kita-Leitung. Wenn nur wenige Personen Rechte ändern dürfen, erhöht das zusätzlich die Sicherheit.
Was ist zu tun, wenn neues Personal beginnt?
Die Person erhält ein eigenes Konto und wird der Benutzergruppe zugeordnet, die zu ihrer Aufgabe passt. Sind die Gruppen gut definiert, ist das eine Sache von wenigen Minuten.
Wie kann ich die Rechteverwaltung von Funikid kennenlernen?
Mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase können Sie den Rollenplan Ihrer eigenen Einrichtung anlegen und ausprobieren. Bei Fragen melden Sie sich bei uns.
Über die Autorin / den Autor
Zeynep Çelik
Expertin für digitale Inhalte
Behandelt im Funikid-Blog Elternerfahrung, die mobile App, Datenschutz und digitale Organisation in der Einrichtung. Übersetzt Technik gern in den Kita-Alltag und erklärt sie mit anschaulichen Beispielen.
