Okulda kim neyi görmeli? Rol ve yetki tanımlarıyla veri güvenliği

Bir okul yazılımına geçildiğinde ilk heyecan genellikle özelliklerle ilgilidir: duyurular, fotoğraflar, mesajlar. Çok daha az konuşulan ama en az onlar kadar önemli bir soru vardır: Bu bilgileri kim görecek?

Bir anaokulunun sistemi; çocukların sağlık notlarını, ailelerin iletişim bilgilerini, ödeme durumlarını ve özel mesajlaşmaları barındırır. Bu bilgilerin herkese açık olması hem güveni sarsar hem de gereksiz risk yaratır. Bu yazıda rol ve yetki tanımlarını sade bir dille anlatıyorum.

Temel ilke: işi için gerekeni görmek

Yetkilendirmenin altın kuralı basittir: her kullanıcı, işini yapmak için gereken bilgiyi görür; fazlasını görmez. Buna "en az yetki" ilkesi denir. Bir sınıf öğretmeninin kendi sınıfındaki çocukların alerji bilgisine ihtiyacı vardır; okulun tüm ödeme kayıtlarına ihtiyacı yoktur.

Funikid'de yetkilendirme kullanıcı gruplarına özel erişim hakları tanımlamaya dayanır: farklı gruplar için kimin neye erişeceğini belirleyerek veri güvenliği sağlanır.

Örnek bir rol haritası

Her okulun yapısı farklıdır; aşağıdaki harita bir başlangıç noktası olarak düşünülmeli:

• Okul yöneticisi: Okulun tamamını görür; kullanıcıları ve yetkileri yönetir. Sayısı az tutulur.
• Sınıf öğretmeni: Kendi sınıfının öğrencileri, velileri, duyuruları, fotoğrafları, yoklaması ve yemek takibi. Başka sınıfların bilgilerini görmez.
• Yardımcı öğretmen / stajyer: Sınıfın günlük işleri (yoklama, yemek takibi, fotoğraf yükleme); öğrenci kayıtlarının ayrıntısına ve özel mesajlara sınırlı erişim.
• Muhasebe: Ödeme ve tahsilat bilgileri; çocukların sağlık notları ya da fotoğrafları değil.
• Mutfak sorumlusu: Menü ve özel beslenme ihtiyaçları (alerji listesi); başka bilgiler değil.
• Veli: Yalnızca kendi çocuğuna ait bilgiler ile çocuğunun sınıfına yapılan paylaşımlar.

En sık yapılan beş hata

1. Herkese yönetici yetkisi vermek: "İşler aksamasın" diye yapılır; sonra bir hata olduğunda kimin yaptığı anlaşılmaz.
2. Ortak hesap kullanmak: "Öğretmenler" adında tek bir hesabı herkesin kullanması, kimin ne yaptığının izini siler. Herkesin kendi hesabı olmalı.
3. Ayrılan personelin hesabını açık bırakmak: Okuldan ayrılan kişinin erişimi aynı gün kapatılmalı.
4. Sağlık bilgisini geniş bir gruba açmak: Alerji ve sağlık notları yalnızca çocuğun bakımında görev alanlara açık olmalı.
5. Yetkileri bir kez kurup unutmak: Sınıf değişiklikleri, yeni personel ve görev değişimleri yetkilerin düzenli gözden geçirilmesini gerektirir.

Veli tarafında yetki

Yetki yalnızca personel için değil, veliler için de geçerlidir. Boşanmış ya da ayrı yaşayan ailelerde hangi velinin hangi bilgilere erişeceği, çocuğu kimin alabileceği gibi konular hassastır. Bu bilgiler kayıt sırasında netleştirilmeli ve öğrenci kaydında güncel tutulmalıdır.

Dönem başı kontrol listesi

• Bütün personelin kendi hesabı var mı? Ortak hesap kaldı mı?
• Her öğretmen yalnızca kendi sınıfına mı erişiyor?
• Geçen dönem ayrılan personelin hesapları kapatıldı mı?
• Sağlık ve ödeme bilgilerine kimler erişiyor? Bu liste gerçekten gerekli kişilerden mi oluşuyor?
• Veli hesapları doğru öğrencilerle eşleşmiş mi?

Güven bir özellik değil, bir alışkanlıktır

Hiçbir yazılım tek başına veri güvenliğini sağlamaz; doğru kurulmuş yetkiler ve onları koruyan alışkanlıklar sağlar. Parolanın paylaşılmaması, cihazın açık bırakılmaması, ekran görüntüsüyle bilgi dolaştırılmaması gibi küçük kurallar, yetki tanımları kadar önemlidir. Fotoğraf paylaşımında mahremiyet için bu yazımıza da göz atabilirsiniz.