من ينبغي أن يرى ماذا في المدرسة؟ أمن البيانات من خلال الأدوار والصلاحيات

عندما تنتقل مدرسة إلى برنامج جديد، يتجه الحماس الأول عادة إلى الميزات: الإعلانات والصور والرسائل. لكن هناك سؤالًا يُطرح أقل بكثير وهو لا يقل أهمية: من سيرى هذه المعلومات؟

يضم نظام الروضة ملاحظات صحية عن الأطفال، وبيانات الاتصال بالأسر، وحالة المدفوعات، والمراسلات الخاصة. وإتاحة كل ذلك للجميع تهز الثقة وتخلق مخاطر لا داعي لها. في هذا المقال أشرح الأدوار والصلاحيات بلغة بسيطة.

المبدأ الأساسي: أن ترى ما تحتاجه لعملك

القاعدة الذهبية للصلاحيات بسيطة: كل مستخدم يرى المعلومات التي يحتاجها لأداء عمله، ولا يرى أكثر منها. ويسمى هذا مبدأ «الحد الأدنى من الصلاحيات». فمعلمة الفصل تحتاج إلى معلومات الحساسية لأطفال فصلها، لكنها لا تحتاج إلى سجلات المدفوعات كلها في المدرسة.

في Funikid تقوم الصلاحيات على تحديد حقوق وصول خاصة بمجموعات المستخدمين: ويتحقق أمن البيانات بتحديد من يصل إلى ماذا في كل مجموعة.

نموذج لخريطة الأدوار

لكل مدرسة بنيتها المختلفة، فلتُعتبر الخريطة التالية نقطة انطلاق:

• مدير المدرسة: يرى المدرسة كلها، ويدير المستخدمين والصلاحيات. ويُبقى عدد هذه الحسابات قليلًا.
• معلمة الفصل: أطفال فصلها وأولياء أمورهم وإعلاناتهم وصورهم وحضورهم ومتابعة وجباتهم. ولا ترى معلومات الفصول الأخرى.
• المعلمة المساعدة / المتدربة: المهام اليومية للفصل (الحضور، متابعة الوجبات، رفع الصور)، مع وصول محدود إلى تفاصيل سجلات الأطفال والرسائل الخاصة.
• المحاسبة: معلومات الدفع والتحصيل، وليس الملاحظات الصحية للأطفال أو صورهم.
• مسؤول المطبخ: قائمة الطعام والاحتياجات الغذائية الخاصة (قائمة الحساسية)، ولا شيء غير ذلك.
• ولي الأمر: المعلومات الخاصة بطفله فقط، وما يُشارك مع فصل طفله.

الأخطاء الخمسة الأكثر شيوعًا

1. منح الجميع صلاحيات المدير: يُفعل ذلك «حتى لا تتعطل الأمور»، ثم عند وقوع خطأ لا يُعرف من ارتكبه.
2. استخدام حسابات مشتركة: استخدام الجميع حسابًا واحدًا باسم «المعلمون» يمحو أثر من فعل ماذا. يجب أن يكون لكل شخص حسابه الخاص.
3. ترك حسابات العاملين المغادرين مفتوحة: يجب إغلاق وصول من يغادر المدرسة في اليوم نفسه.
4. فتح المعلومات الصحية لمجموعة واسعة: ينبغي أن تكون ملاحظات الحساسية والصحة متاحة فقط لمن يشاركون في رعاية الطفل.
5. إعداد الصلاحيات مرة واحدة ونسيانها: تغيّر الفصول وانضمام عاملين جدد وتبدّل المهام كلها تتطلب مراجعة الصلاحيات بانتظام.

الصلاحيات من جهة أولياء الأمور

الصلاحيات لا تخص العاملين وحدهم، بل تشمل أولياء الأمور أيضًا. ففي الأسر المنفصلة أو التي يعيش فيها الوالدان كلٌّ على حدة، تكون مسائل مثل أي الوالدين يصل إلى أي معلومات، ومن يحق له اصطحاب الطفل، مسائل حساسة. ويجب توضيح هذه المعلومات عند التسجيل وتحديثها باستمرار في سجل الطفل.

قائمة تحقق لبداية العام الدراسي

• هل لكل العاملين حسابات خاصة بهم؟ هل بقي حساب مشترك؟
• هل تصل كل معلمة إلى فصلها فقط؟
• هل أُغلقت حسابات العاملين الذين غادروا في الفصل الماضي؟
• من يصل إلى المعلومات الصحية ومعلومات الدفع؟ وهل تتكون هذه القائمة حقًا من الأشخاص الذين يحتاجونها فقط؟
• هل حسابات أولياء الأمور مرتبطة بالأطفال الصحيحين؟

الثقة عادة وليست ميزة

لا يوجد برنامج يحقق أمن البيانات وحده؛ بل تحققه الصلاحيات المعدّة إعدادًا صحيحًا والعادات التي تحميها. فالقواعد الصغيرة مثل عدم مشاركة كلمة المرور، وعدم ترك الجهاز مفتوحًا، وعدم تداول المعلومات عبر لقطات الشاشة، لا تقل أهمية عن تحديد الصلاحيات. وللخصوصية في مشاركة الصور يمكنكم الاطلاع على هذا المقال أيضًا.