Nachrichten sind die schnellste Brücke zwischen Kita und Elternhaus. Wenn Eltern schreiben „Ich hole mein Kind heute etwas früher ab" oder eine Erzieherin mitteilt „Sie hat einen kleinen Kratzer am Arm, keine Sorge, wir haben ihn gesäubert", dauert das Sekunden. Ohne Ordnung kann dieselbe Geschwindigkeit die Abende und Wochenenden der Fachkräfte verschlingen.
In diesem Beitrag beschreibe ich eine Ordnung, die den Austausch zwischen Fachkräften und Eltern für beide Seiten tragfähig macht.
Wofür ist eine Nachricht da – und wofür nicht?
Damit Nachrichten gut funktionieren, muss zuerst klar sein, für welche Gespräche sie gedacht sind:
- Dafür sind Nachrichten da: kurze Informationen zu einem Kind, kleine Absprachen im Alltag (früher abholen, Kleidung) und Informationen der Fachkraft an bestimmte Eltern.
- Dafür sind Ankündigungen da: Informationen, die die ganze Gruppe betreffen. Statt zwanzig Eltern einzeln dasselbe zu schreiben, gibt es eine Ankündigung.
- Dafür ist das persönliche Gespräch da: heikle Themen wie Verhalten, Sorgen um die Entwicklung oder familiäre Situationen. Sie können per Nachricht angestoßen, aber nicht per Nachricht besprochen werden; es wird ein Gespräch vereinbart.
Einzeln oder an die Gruppe?
In Funikid können Nachrichten einzeln oder an eine Gruppe gesendet werden. Eine Gruppennachricht ist lockerer als eine Ankündigung und eignet sich, wenn Antworten erwartet werden, etwa: „Fährt bei dem Ausflug morgen jemand nicht mit dem Bus?" Bei Gruppennachrichten gehen die Antworten der Eltern jedoch an die Fachkraft, nicht an alle anderen. So entsteht nicht das Durcheinander der Gruppenchats, in denen „alle allen schreiben".
Antwortzeiten: die Grenze klar benennen
Von Fachkräften sollte nicht erwartet werden, jederzeit zu antworten. Wenn Sie den Eltern zu Beginn des Kita-Jahres Folgendes mitteilen, vermeiden Sie in den kommenden Monaten viel Spannung:
- Zu welchen Zeiten werden Nachrichten beantwortet (zum Beispiel werktags während der Öffnungszeiten)?
- Wann wird eine Nachricht beantwortet, die abends oder am Wochenende kommt?
- Wen erreicht man im Notfall und wie? (Festnetz der Kita oder Leitung)
Der wichtigste Gewinn beim Austausch über den eigenen Kanal der Kita: Die Fachkraft muss ihre private Telefonnummer nicht herausgeben. Die App respektiert die Arbeitszeiten der Fachkraft – eine private Nummer nicht.
Was eine gute Nachricht der Fachkraft ausmacht
- Kurz und konkret: Was ist passiert, wie ist die Lage jetzt, müssen die Eltern etwas tun?
- Ruhiger Ton: Gerade bei kleinen Unfällen zuerst „alles in Ordnung", dann die Einzelheiten.
- Auch Positives teilen: Wer Eltern nur bei Problemen schreibt, sorgt dafür, dass jede Nachricht mit Sorge geöffnet wird. Ab und zu ein „Heute hat sie ihrer Freundin ganz toll geholfen" stärkt die Beziehung.
- Als Dokumentation denken: Eine Nachricht im Kita-Kanal ist Teil der Kommunikationsdokumentation der Einrichtung. Eine professionelle Sprache liest sich auch später noch richtig.
Wenn sich dieselbe Frage wiederholt
Haben drei Eltern innerhalb einer Woche dieselbe Frage gestellt, ist es Zeit, die Antwort in eine Ankündigung zu verwandeln. Diese kleine Gewohnheit verringert die Nachrichtenlast spürbar. Manche Fragen werden durch regelmäßige Informationen gar nicht mehr gestellt: Wenn Essensinformationen über das Essensprotokoll und Ankunft und Abholung über die Anwesenheitserfassung ohnehin bei den Eltern ankommen, gehen die „Hat sie gegessen? Ist er angekommen?"-Nachrichten zurück.
Benachrichtigungen und Erwartungen
Kommt eine Nachricht an, erhalten Eltern sofort eine Benachrichtigung aufs Handy. Diese Geschwindigkeit ist ein Vorteil, doch Eltern erwarten dann womöglich auch eine sofortige Antwort. Deshalb ist es ebenso wichtig, die eigene Benachrichtigungspraxis der Kita im Rahmen zu halten, wie die Antwortzeiten bekannt zu geben. Mehr zur Wahl des Kanals in unserem Beitrag über den richtigen Kanal zu den Eltern.
Die Rolle der Leitung
Die Leitung sollte die Regeln für Nachrichten nicht den einzelnen Fachkräften überlassen, sondern gemeinsame Regeln festlegen und bekannt geben. Es sollte klar sein, welche Themen an die Leitung gehen (Zahlungen, Anmeldung, Beschwerden) und worauf die Fachkraft selbst antwortet. Wer welche Gespräche sehen kann, gehört ebenfalls zur Rechteverwaltung der Einrichtung.
Häufig gestellte Fragen
Können Eltern sich gegenseitig Nachrichten schicken?
Der Kanal der Kita dient der Kommunikation zwischen Einrichtung und Eltern. Bei Gruppennachrichten gehen die Antworten an die Fachkraft; Eltern sehen die Telefonnummern der anderen nicht.
Muss die Fachkraft am Wochenende auf Nachrichten antworten?
Nein. Antwortzeiten zu Beginn des Kita-Jahres bekannt zu geben und für Notfälle einen eigenen Weg festzulegen, schützt die freie Zeit der Fachkraft.
Wie spricht man ein heikles Thema per Nachricht an?
Bitten Sie mit einer kurzen Nachricht um ein Gespräch: „Ich würde gern kurz mit Ihnen sprechen – passt es Ihnen morgen beim Abholen?" Die Einzelheiten besprechen Sie persönlich.
Wie kann ich die Nachrichtenfunktion in Funikid ausprobieren?
Mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase können Sie Einzel- und Gruppennachrichten in einer Gruppe ausprobieren. Bei Fragen schreiben Sie uns.
Über die Autorin / den Autor
Selin Kaya
Expertin für digitale Inhalte
Schreibt im Content-Team von Funikid über die Kommunikation zwischen Einrichtung und Eltern, Ankündigungen und eine geordnete Nachrichtenpraxis. Beantwortet die Alltagsfragen von Kita- und Kindergartenleitungen verständlich und mit umsetzbaren Tipps.
