Der Newsletter ist ein kleines Fenster, durch das die Einrichtung den Eltern erzählt: „Das ist diese Woche passiert, das steht an." Gut gemacht, ist er der Inhalt, den Eltern am liebsten mögen; nachlässig gemacht, wird er zu einer Datei, die ungeöffnet bleibt. Der Unterschied liegt meist nicht in der Länge, sondern im Fokus.
In diesem Leitfaden erkläre ich, was ein Tages- und ein Wochenbrief enthalten sollte, wie Sie ihn kurz halten und warum Eltern ihn regelmäßig öffnen.
Ankündigung, Nachricht und Newsletter: was wofür?
- Die Ankündigung vermittelt ein einzelnes Thema: Ferien, Elternabend, Ausflug. Sie ist kurz und handlungsorientiert. Siehe Schulankündigung richtig schreiben.
- Die Nachricht ist ein Gespräch mit einem Elternteil oder einer kleinen Gruppe, bei dem eine Antwort erwartet wird.
- Der Newsletter ist die Zusammenfassung eines Zeitraums: Was gemacht wurde, was gelernt wurde, was ansteht. Er erwartet keine Antwort; er informiert und schafft Verbindung.
Wer diese Trennung beibehält, verhindert, dass der Newsletter zum „Sack für alles" wird.
Wochenbrief: ein Gerüst aus fünf Abschnitten
Ein festes Gerüst für den Wochenbrief beschleunigt die Arbeit der Verfasserin oder des Verfassers und hilft Eltern, das Gesuchte schnell zu finden:
- Thema der Woche: Welches Thema wurde behandelt? Ein, zwei Sätze genügen: „Diese Woche haben wir über die Jahreszeiten und die Farben des Herbstes gesprochen."
- Highlights: Ein Angebot in der Gruppe, ein Experiment, ein Lied. Mit ein paar Fotos wirkt es stärker.
- Das können Sie zu Hause gemeinsam tun: Ein kurzer Vorschlag, wie das Thema aus der Kita zu Hause weitergeführt werden kann. Dieser Abschnitt ist bei Eltern meist am beliebtesten.
- Nächste Woche: Neues Thema, geplante Veranstaltung, mitzubringende Materialien.
- Erinnerungen: Gegebenenfalls Fristen. Diese sollten zusätzlich als Ankündigung verschickt werden; der Newsletter darf nicht der einzige Kanal sein.
Tagesbrief: kürzer, persönlicher
In Kitas und Kindergärten teilen manche Einrichtungen zusätzlich zum Wochenbrief eine kurze tägliche Zusammenfassung. Das Schlüsselwort ist hier Kürze. Der Tagesbrief sollte etwas sein, das Eltern abends in fünf Sekunden lesen: das Angebot des Tages, ein Foto, vielleicht ein Satz als Notiz.
Für kindbezogene Informationen (was es gegessen hat, wie es geschlafen hat) eignen sich eigene Module besser. In Funikid wird der Stand der Mahlzeiten zum Beispiel über das Essensprotokoll und werden Gruppenfotos über die Galerie geteilt. So konzentriert sich der Newsletter auf die gemeinsame Geschichte der Gruppe.
Format: PDF, Bild oder Text?
In Funikid können Newsletter als PDF, JPEG oder PNG geteilt werden. Welches Format Sie wählen, hängt vom Inhalt ab:
- Einseitiges Bild (JPEG/PNG): Das auf dem Handy am leichtesten lesbare Format. Ideal für Wochenplan, Speiseplan oder Veranstaltungsplakat.
- PDF: Geeignet für mehrseitige Inhalte, die ausgedruckt werden sollen. Zum Beispiel Monatsprogramm oder Jahresplanung.
- Kurzer Text + Fotos: Der schnellste Weg für den täglichen Beitrag.
Denken Sie an den Handybildschirm: Ein PDF im A4-Format mit kleiner Schrift ist auf dem Handy ohne Zoomen nicht lesbar. Wenn Sie einen Bild-Newsletter erstellen, nutzen Sie große Schrift und wenig Text.
Vier Gewohnheiten, die Eltern zum Lesen bringen
- Fester Tag und feste Uhrzeit: Ein Newsletter, der jeden Freitagnachmittag kommt, wird zum erwarteten Inhalt.
- Einheitliches Aussehen: Dieselbe Vorlage, dieselben Farben. Eltern erkennen den Newsletter auf den ersten Blick.
- Die Stimme der Kinder: Ein lustiger Satz aus der Gruppe oder eine Zeichnung der Kinder macht den Newsletter lesenswert.
- Kurz halten: Ein Newsletter, der länger als ein Bildschirm ist, wird ungelesen weggescrollt.
Die Vorbereitung, ohne die Fachkraft zu belasten
Der Newsletter sollte keine Aufgabe sein, die an der Fachkraft am Freitagabend hängen bleibt. Praktische Empfehlungen:
- Laden Sie die über die Woche gemachten Fotos regelmäßig in die Galerie hoch; am Freitag wird nur noch ausgewählt.
- Erstellen Sie die Vorlage einmal; jede Woche ändert sich nur der Inhalt.
- Neuigkeiten, die die ganze Einrichtung betreffen, bereitet die Leitung vor; die Fachkraft schreibt nur den Abschnitt ihrer Gruppe.
Weitere Wege, den Papierkram der Fachkräfte zu verringern, finden Sie in diesem Beitrag.
Hinweis zum Datenschutz
Die Fotos im Newsletter gehen an alle Eltern der Gruppe. Achten Sie deshalb bei Fotos im Newsletter auf die Einwilligungen der Kinder zum Teilen; legen Sie kein Foto in den Newsletter, auf dem das Gesicht eines Kindes ohne Einwilligung zu sehen ist. Ausführliche Empfehlungen finden Sie in unserem Beitrag zum Teilen von Fotos.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft pro Woche sollte ein Newsletter verschickt werden?
Für die meisten Einrichtungen reicht einmal pro Woche. Wenn ein kurzer täglicher Beitrag geteilt wird, übernimmt der Wochenbrief die Zusammenfassung; beide sollten sich inhaltlich nicht wiederholen.
Soll der Newsletter an die ganze Einrichtung oder an die Gruppe gehen?
Der Gruppen-Newsletter geht an die Gruppe, der Newsletter der Einrichtung an die ganze Einrichtung. Das Teilen pro Gruppe sorgt dafür, dass Eltern nur die Inhalte sehen, die ihr eigenes Kind betreffen.
Wie können wir sicher sein, dass Eltern den Newsletter sehen?
Wird der Newsletter über die App geteilt, erhalten die Eltern eine sofortige Benachrichtigung. Ein fester Tag und eine feste Uhrzeit machen den Newsletter zudem zu einem erwarteten Inhalt.
Wie kann ich das Teilen von Newslettern in Funikid ausprobieren?
Mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase können Sie Ihren ersten Newsletter noch diese Woche teilen. Bei Fragen schreiben Sie uns.
Über die Autorin / den Autor
Zeynep Çelik
Expertin für digitale Inhalte
Behandelt im Funikid-Blog Elternerfahrung, die mobile App, Datenschutz und digitale Organisation in der Einrichtung. Übersetzt Technik gern in den Kita-Alltag und erklärt sie mit anschaulichen Beispielen.
