„Wir haben die Ankündigung verschickt, aber die Hälfte hat sie nicht gelesen." Das ist einer der Sätze, die ich von Leitungen am häufigsten höre. Meistens liegt das Problem nicht bei den Eltern, sondern an der Ankündigung selbst: Sie ist lang, unübersichtlich, es ist unklar, an wen sie sich richtet, und was zu tun ist, steht versteckt im letzten Absatz.
Eine gute Ankündigung ist eine, die Eltern in zehn Sekunden verstehen und bei Bedarf sofort handeln können. Hier sind neun Regeln dafür.
1. Schicken Sie sie an die richtigen Personen
Eine Ankündigung an die ganze Einrichtung erreicht auch Eltern, die sie nicht betrifft, und senkt die Chance, dass die nächste gelesen wird. Senden Sie die Ankündigung an die betreffende Gruppe. In Funikid werden Ankündigungen pro Gruppe erstellt; die Ankündigung zu einem Ausflug geht nur an die Gruppe, die mitfährt.
2. Die Überschrift soll für sich sprechen
In der Benachrichtigung ist oft nur die Überschrift zu sehen. „Wichtige Ankündigung" ist keine Überschrift. „Freitag schließt die Kita um 13.00 Uhr" ist eine. Wer die Überschrift liest, sollte den Kern erfahren, auch ohne die Ankündigung zu öffnen.
3. Im ersten Satz: was, wann, wer
Die umgekehrte Pyramide aus dem Journalismus hilft auch hier: Die wichtigste Information steht ganz oben. „Der Zoobesuch der Gänseblümchen-Gruppe findet am Donnerstag, 12. Oktober, statt. Die Kinder müssen um 8.30 Uhr in der Kita sein." Die Details folgen danach.
4. Bitten Sie um eine einzige Handlung
Müssen Eltern etwas tun, schreiben Sie es klar und für sich: „Bitte geben Sie Ihre Zusage bis Mittwochabend in der App ab." Wenn eine Ankündigung drei verschiedene Bitten enthält, braucht es vermutlich drei Ankündigungen. Für Veranstaltungen, die eine Zusage verlangen, eignet sich die Veranstaltungsverwaltung besser: Zusagen werden einzeln nachverfolgt.
5. Fassen Sie sich kurz
Eine Ankündigung, die auf dem Handybildschirm mehr als drei Absätze hat, landet bei vielen Eltern auf der Liste „lese ich später". Die Regel ist einfach: Passt sie nicht auf einen Bildschirm, geben Sie die Details als Anhang bei. Lange Inhalte – Programm, Listen, Regeln – passen als PDF oder Bild besser in einen Newsletter.
6. Datum und Uhrzeit eindeutig angeben
Formulierungen wie „morgen" oder „nächste Woche" werden missverstanden, wenn die Ankündigung spät gelesen wird. Schreiben Sie Wochentag und Datum zusammen: „Freitag, 14. November". Gibt es eine Uhrzeit, ergänzen Sie Beginn und Ende.
7. Denken Sie an den Zeitpunkt
Eine „Morgen"-Ankündigung, die um neun Uhr abends verschickt wird, kann für Eltern, die morgens zur Arbeit müssen, schon zu spät sein. Senden Sie wichtige Ankündigungen tagsüber, zu einer Zeit, in der Eltern planen können. Wer Nicht-Dringendes nicht nachts verschickt, schützt auch das Vertrauen in Benachrichtigungen.
8. Ton: herzlich, aber klar
Eine Ankündigung der Kita sollte weder so kühl wie ein Amtsschreiben noch so zerfasert wie ein Chat sein. Ein kurzer Gruß, klare Informationen und ein Dankeschön genügen. Auch bei Ankündigungen mit einem Hinweis vermeiden Sie vorwurfsvolle Sprache: Ein Beginn mit „Zur Erinnerung:" funktioniert besser als „Einige Eltern ...".
9. Nicht wiederholen, sondern erinnern
Dieselbe Ankündigung dreimal zu senden, bringt den Eltern bei, dass alle Ankündigungen wiederholt werden. Senden Sie stattdessen einen Tag vor der Frist eine kurze Erinnerung: „Morgen ist der letzte Tag für die Zusage zum Ausflug." Veranstaltungen im Kalender können Eltern zusätzlich erinnern; siehe Kalender.
Beispiel: vorher und nachher
Vorher: „Sehr geehrte Eltern, wie Ihnen bekannt ist, findet das jedes Jahr in unserer Einrichtung veranstaltete Herbstfest auch dieses Jahr mit großer Begeisterung statt, weshalb wir Sie um Ihre Unterstützung bei der Vorbereitung der Kostüme unserer Kinder und dem rechtzeitigen Bringen am Festtag bitten ..."
Nachher:
- Überschrift: „Herbstfest am Freitag, 24. Oktober, um 10.00 Uhr"
- Text: „Wir laden Sie herzlich zum Herbstfest ein, bei dem unsere Kinder auf der Bühne stehen. Die Kinder sollten um 9.30 Uhr in der Kita sein und etwas Gelbes oder Orangefarbenes tragen. Bitte melden Sie Ihre Teilnahme bis zum 22. Oktober in der App. Danke!"
Die zweite Fassung ist kürzer, ist schon an der Überschrift in der Benachrichtigung zu verstehen und bittet um nur eine Handlung.
Eltern, die andere Sprachen sprechen
Sprechen unter Ihren Eltern einige Deutsch als Zweitsprache, hilft einfache Sprache allen. Die Mehrsprachigkeit von Funikid macht es leichter, Eltern Informationen in ihrer eigenen Sprache anzubieten; Details finden Sie in unserem Beitrag zur mehrsprachigen Elternkommunikation.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Ankündigung und Newsletter?
Eine Ankündigung vermittelt ein einzelnes Thema kurz und klar. Ein Newsletter dagegen enthält die Zusammenfassung, das Programm oder die Bilder eines bestimmten Zeitraums und wird meist als PDF oder Bild geteilt. Mehr dazu in unserem Leitfaden für den Kita-Newsletter.
Woher wissen wir, dass Eltern die Ankündigung gesehen haben?
Wird die Ankündigung über die App und per Push-Benachrichtigung verschickt, ist gewährleistet, dass sie die Eltern erreicht. Wo eine Antwort nötig ist, erleichtert ein eigener Schritt wie eine Zusage die Nachverfolgung.
Wie sollte eine Ankündigung im Notfall aussehen?
Kurz, klar und ruhig: Was ist passiert, was ist zu tun, wann kommt die nächste Information. Wenn Sie die Zahl der Notfallankündigungen gering halten, werden sie ernst genommen, wenn sie kommen.
Kann ich Ankündigungen in Funikid ausprobieren?
Ja, mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase können Sie Ankündigungen pro Gruppe verschicken und Newsletter teilen. Bei Fragen erreichen Sie uns hier.
Über die Autorin / den Autor
Selin Kaya
Expertin für digitale Inhalte
Schreibt im Content-Team von Funikid über die Kommunikation zwischen Einrichtung und Eltern, Ankündigungen und eine geordnete Nachrichtenpraxis. Beantwortet die Alltagsfragen von Kita- und Kindergartenleitungen verständlich und mit umsetzbaren Tipps.
