"Duyuruyu yaptık ama yarısı okumamış." Okul yöneticilerinden en sık duyduğum cümlelerden biri bu. Çoğu zaman sorun velide değil, duyurunun kendisindedir: uzun, dağınık, kime yazıldığı belirsiz ve ne yapılması gerektiği son paragrafta saklı.
İyi bir duyuru, velinin on saniyede anlayıp gerekiyorsa harekete geçebildiği duyurudur. İşte bunu sağlamanın dokuz kuralı.
1. Doğru kişiye gönderin
Bütün okula giden bir duyuru, ilgisi olmayan velilere de gider ve bir sonraki duyurunun okunma ihtimalini düşürür. Duyuruyu ilgili sınıfa ya da gruba gönderin. Funikid'de duyurular sınıf bazında yapılır; gezi duyurusu yalnızca geziye katılacak sınıfa gider.
2. Başlık tek başına anlatsın
Bildirimde çoğu zaman yalnızca başlık görünür. "Önemli duyuru" bir başlık değildir. "Cuma günü okul 13.00'te kapanacak" bir başlıktır. Başlığı okuyan veli, duyuruyu açmasa bile özünü öğrenmeli.
3. İlk cümlede ne, ne zaman, kim
Gazetecilikteki ters piramit burada da işe yarar: en önemli bilgi en üstte. "Papatya sınıfının hayvanat bahçesi gezisi 12 Ekim Perşembe günü yapılacak. Öğrencilerin 08.30'da okulda olması gerekiyor." Ayrıntı sonra gelir.
4. Tek bir eylem isteyin
Velinin yapması gereken bir şey varsa açıkça ve tek başına yazın: "Katılım onayını çarşamba akşamına kadar uygulamadan verin." Bir duyuruda üç ayrı istek varsa, muhtemelen üç ayrı duyuru gerekiyordur. Katılım onayı isteyen etkinlikler için etkinlik yönetimi daha uygundur: onaylar tek tek takip edilir.
5. Kısa tutun
Telefon ekranında üç paragrafı geçen duyuru, çoğu velide "sonra okurum" listesine düşer. Kural basit: Bir ekrana sığmıyorsa ayrıntıyı ek olarak verin. Uzun içerik — program, liste, kurallar — PDF ya da görsel olarak bültene daha iyi oturur.
6. Tarih ve saati açık yazın
"Yarın", "haftaya" gibi ifadeler, duyuru geç okunduğunda yanlış anlaşılır. Gün adı ile tarihi birlikte yazın: "14 Kasım Cuma". Saat varsa başlangıç ve bitişi ekleyin.
7. Zamanlamayı düşünün
Akşam dokuzda gönderilen bir "yarın" duyurusu, sabah işe yetişmeye çalışan veli için geç kalmış olabilir. Önemli duyuruları gün içinde, velinin plan yapabileceği bir zamanda gönderin. Acil olmayan bilgiyi gece göndermemek, bildirimlere duyulan güveni de korur.
8. Ton: sıcak ama net
Okul duyurusu ne resmî yazı kadar soğuk ne de sohbet kadar dağınık olmalı. Kısa bir selam, net bilgi ve teşekkür yeterli. Uyarı içeren duyurularda bile suçlayıcı dilden kaçının: "Bazı veliler..." yerine "Hatırlatma:" ile başlamak daha iyi sonuç verir.
9. Tekrar etmeyin, hatırlatın
Aynı duyuruyu üç kez göndermek, velilere bütün duyuruların tekrar edileceğini öğretir. Bunun yerine, son tarihten bir gün önce kısa bir hatırlatma yapın: "Gezi katılım onayı için son gün yarın." Takvimde yer alan etkinlikler veliye ayrıca hatırlatılabilir; bkz. takvim.
Örnek: önce ve sonra
Önce: "Sayın velilerimiz, bilindiği üzere okulumuzda her yıl düzenlenen sonbahar şenliğimiz bu yıl da büyük bir coşkuyla gerçekleştirilecek olup, öğrencilerimizin kostümlerinin hazırlanması ve şenlik günü okula uygun saatte getirilmeleri hususunda desteklerinizi rica ederiz..."
Sonra:
- Başlık: "Sonbahar şenliği 24 Ekim Cuma, 10.00'da"
- Metin: "Çocuklarımızın sahneye çıkacağı sonbahar şenliğine sizi de bekliyoruz. Öğrencilerin 09.30'da okulda olması ve sarı ya da turuncu bir kıyafet giymesi yeterli. Katılım durumunuzu 22 Ekim'e kadar uygulamadan bildirin. Teşekkürler!"
İkinci sürüm daha kısadır, bildirimde başlığıyla anlaşılır ve tek bir eylem ister.
Farklı dil konuşan veliler
Velileriniz arasında Türkçeyi ikinci dil olarak konuşanlar varsa sade cümle kurmak herkese yarar. Funikid'in çoklu dil desteği velilere kendi dillerinde bilgi sunmayı kolaylaştırır; ayrıntılar çok dilli veli iletişimi yazımızda.
Sık sorulan sorular
Duyuru ile bülten arasındaki fark nedir?
Duyuru tek bir konuyu kısa ve net iletir. Bülten ise belirli bir dönemin özetini, programını ya da görsellerini taşır; genellikle PDF ya da görsel olarak paylaşılır. Ayrıntısı okul bülteni rehberimizde.
Velinin duyuruyu gördüğünü nasıl anlarız?
Duyuru uygulama üzerinden ve anlık bildirimle gittiğinde veliye ulaşması garanti altına alınır. Yanıt gerektiren durumlarda katılım onayı gibi ayrı bir adım istemek, takibi kolaylaştırır.
Acil durum duyurusu nasıl yapılmalı?
Kısa, net ve sakin: ne oldu, ne yapılması gerekiyor, bir sonraki bilgi ne zaman gelecek. Acil duyuruların sayısı az tutulursa, geldiklerinde ciddiye alınırlar.
Funikid'de duyuruları denemek mümkün mü?
Evet, 14 gün ücretsiz deneme ile sınıf bazında duyuru yapabilir, bültenleri paylaşabilirsiniz. Sorularınız için bize ulaşın.
Yazar hakkında
Selin Kaya
Dijital İçerik Uzmanı
Funikid'in içerik ekibinde okul-veli iletişimi, duyuru ve mesajlaşma düzeni üzerine yazar. Anaokulu ve kreş yöneticilerinin günlük sorularını sade bir dille, uygulanabilir önerilerle yanıtlar.
