Fast jede Gruppe hat einen Gruppen-Chat. Er ist in einer Minute eingerichtet, die App ist ohnehin auf jedem Handy, und in den ersten Wochen funktioniert er wirklich gut. Dann wächst die Gruppe: Glückwünsche zum Geburtstag, Fotos von verlorenen Mützen, nachts um elf die Frage „Ist morgen freie Kleiderwahl?" ... und eines Tages geht die eigentlich wichtige Ankündigung zwischen hundert Nachrichten unter.
In diesem Beitrag erkläre ich, warum Gruppen-Chats ab einem gewissen Punkt nicht mehr reichen und wie Sie die Kommunikation der Einrichtung praktisch in einen einzigen, geordneten Kanal verlegen.
Warum funktionieren Gruppen am Anfang?
Fairerweise: Gruppen haben sich nicht ohne Grund verbreitet. Sie sind schnell, kostenlos, und niemand muss etwas Neues lernen. In einer kleinen Gruppe und für kurze Zeit sind diese Vorteile real. Das Problem beginnt, wenn sich auch die offizielle Kommunikation der Einrichtung mit der Zeit in diese Gruppen verlagert.
Fünf bekannte Probleme
1. Wichtige Informationen gehen verloren
In einer Gruppe stehen Ankündigungen und Plaudereien im selben Verlauf. Wer die „Uhrzeit des Elternabends" finden will, muss nach oben scrollen; wer es nicht tut, verpasst sie. Anschließend wird die Fachkraft einzeln gefragt, und dieselbe Information wird zehnmal wiederholt.
2. Der Datenschutz gerät unter Druck
In der Gruppe ist die Telefonnummer jedes Elternteils für alle sichtbar. Wird ein Foto eines Kindes geteilt, weiß niemand, auf welchen Handys es gespeichert wird. Dass ein Elternteil versehentlich ein privates Anliegen in die Gruppe schreibt, passiert ebenfalls häufig.
3. Fachkräfte sind auch nach Feierabend online
Die Gruppe läuft abends und am Wochenende weiter. Kommunikation über die private Nummer der Fachkraft verwischt Grenzen und beschleunigt das Ausbrennen.
4. Die Einrichtung spricht nicht einheitlich
Jede Gruppe entwickelt ihre eigene Sprache und ihren eigenen Ton. Eine Ankündigung erreicht die eine Gruppe in anderen Worten oder gar nicht die andere. Die Leitung weiß nicht, was in den Gruppen besprochen wird.
5. Es gibt weder Protokoll noch Kontinuität
Wechselt eine Fachkraft oder kommt ein neues Elternteil in die Gruppe, sind frühere Ankündigungen nicht vorhanden. Das Kommunikationsgedächtnis der Einrichtung bleibt verstreut auf den Handys einzelner Personen.
Was bedeutet „ein Kanal"?
Die Lösung lautet nicht, „Nachrichten zu verbieten", sondern die Kommunikationsarten an den richtigen Ort zu legen. Alles, was die Einrichtung mit den Eltern bespricht, fällt in eines von drei Mustern:
- Ankündigung: Informationen, die alle oder eine Gruppe wissen müssen und auf die keine Antwort erwartet wird. Elternabend, Ferien, Veranstaltung, Hinweis zur Kleidung. Ort: Ankündigungen und Newsletter pro Gruppe.
- Nachricht: Ein Gespräch mit einem Elternteil oder einer Gruppe, bei dem eine Antwort erwartet wird. Ort: Nachrichten – zwischen Eltern und Fachkräften, im Kanal der Einrichtung.
- Tagesablauf: Informationen zum Tag des Kindes: Ankunft und Abholung, Essen, Fotos, Angebote. Ort: die jeweiligen Module und Push-Benachrichtigungen.
Funikid hält diese drei in derselben App, aber an getrennten Orten. Eine Ankündigung geht nicht zwischen Nachrichten unter; die Nummer eines Elternteils ist für andere Eltern nicht sichtbar; die Leitung sieht die gesamte Kommunikation in einem Bereich.
Umstiegsplan: vier Wochen
Gruppen über Nacht zu schließen, löst bei den Eltern Widerstand aus. Ein schrittweiser Plan funktioniert besser:
- Woche 1 – Vorbereitung: Gruppen und Kinder werden im System angelegt, die Fachkräfte erhalten eine kurze Einführung. Den Eltern wird erklärt, dass die App kommt und warum umgestellt wird.
- Woche 2 – Einladung: Die Eltern installieren die App. Dafür helfen eine kurze Anleitung pro Gruppe oder ein Hilfetisch an der Tür.
- Woche 3 – Verlagerung der offiziellen Kommunikation: Alle Ankündigungen erfolgen nur noch über die App. In der Gruppe bleibt ein kurzer Hinweis: „Ankündigung steht in der App."
- Woche 4 – Rolle der Gruppen verkleinern: Die Gruppen sind kein Kanal der Einrichtung mehr; wer möchte, kann sie unter den Eltern weiterführen, aber die Einrichtung äußert sich dort nicht mehr.
Der Schlüssel, um Eltern zu überzeugen: der Nutzen
Eltern nehmen eine neue App an, wenn sie sehen, was sie ihnen bringt. Stellen Sie bei der Ankündigung des Umstiegs diese drei Vorteile in den Vordergrund:
- „Sie verpassen keine wichtige Ankündigung; alles steht an einem Ort und kommt per Benachrichtigung."
- „Ihre Telefonnummer wird nicht mit anderen Eltern geteilt."
- „Fotos Ihres Kindes, Informationen zum Essen und Veranstaltungen finden Sie hier."
Der letzte Punkt ist meist ausschlaggebend: Was Eltern dazu bringt, die App täglich zu öffnen, sind Inhalte über den Tag ihres Kindes. Deshalb beschleunigt es die Akzeptanz, in den ersten Wochen Fotos und tägliche Beiträge regelmäßig zu teilen.
Grenzen für die Fachkräfte
Der größte Gewinner des Wechsels zum Kanal der Einrichtung sind oft die Fachkräfte. Ein paar Regeln erleichtern die Arbeit:
- Die Zeiten, zu denen Nachrichten beantwortet werden, werden den Eltern klar mitgeteilt.
- Für Notfälle wird das Festnetztelefon der Einrichtung oder die Nummer der Leitung genannt, nicht die private Nummer der Fachkraft.
- Kommt dieselbe Frage von mehreren Eltern, wird die Antwort zu einer Ankündigung.
Ausführliche Empfehlungen zur Ordnung beim Nachrichtenaustausch finden Sie in unserem Beitrag Nachrichten zwischen Erziehern und Eltern.
Häufig gestellte Fragen
Dürfen Eltern die Gruppen untereinander weiter nutzen?
Selbstverständlich. Ziel ist nicht, den sozialen Austausch der Eltern zu verhindern, sondern die offizielle Kommunikation der Einrichtung in einen geordneten Kanal zu verlegen. Wenn die Einrichtung in diesen Gruppen keine Ankündigungen mehr macht, verändert sich ihre Rolle von selbst.
Was ist mit Eltern, die die App nicht installieren?
In der Übergangszeit sehen Sie, wer noch nicht dabei ist, und können diese Eltern persönlich erreichen. Meist ist die Hürde nicht technischer Art; eine kurze Installationshilfe genügt.
Kann die Leitung die Nachrichten zwischen Fachkräften und Eltern sehen?
Das hängt von den Rechtedefinitionen der Einrichtung ab. In Funikid werden Zugriffsrechte nach Nutzergruppen festgelegt; Details finden Sie auf der Seite Rechteverwaltung.
Was sollte ich tun, um den Umstieg auszuprobieren?
Beginnen Sie mit einer Gruppe. Die 14-tägige kostenlose Testphase reicht aus, um die ersten beiden Wochen des Vier-Wochen-Plans einer Gruppe zu erleben. Bei Fragen schreiben Sie uns.
Über die Autorin / den Autor
Zeynep Çelik
Expertin für digitale Inhalte
Behandelt im Funikid-Blog Elternerfahrung, die mobile App, Datenschutz und digitale Organisation in der Einrichtung. Übersetzt Technik gern in den Kita-Alltag und erklärt sie mit anschaulichen Beispielen.
