Fragt man eine Erzieherin nach dem anstrengendsten Teil ihres Tages, lautet die Antwort meist nicht „die Kinder". „Die Zeit mit den Kindern macht mich nicht müde; müde machen mich die Listen, die ich nach Dienstschluss ausfülle, die Nachrichten, die ich beantworte, und die Formulare, denen ich hinterherlaufe." Diesen Satz habe ich in verschiedenen Einrichtungen, mit verschiedenen Worten, oft gehört.
In diesem Beitrag habe ich praktische Wege gesammelt, den Papier- und Kommunikationsaufwand der Fachkräfte zu verringern – und so mehr Zeit für die Gruppe zu gewinnen.
Woher kommt die Belastung?
Die Aufgaben „außerhalb der Gruppe" lassen sich meist in vier Bereiche einteilen:
- Dokumentation: Anwesenheitslisten, Essenspläne, Schlafzeiten und Tagesnotizen.
- Wiederkehrende Kommunikation: Dieselbe Frage vielen Eltern einzeln beantworten.
- Inhalte vorbereiten: Fotos auswählen und verschicken, Newsletter erstellen.
- Einsammeln und nachhalten: Einverständniserklärungen, Teilnahmebestätigungen, fehlende Unterlagen.
Nichts davon ist überflüssig; aber das meiste geht mit dem richtigen Werkzeug deutlich schneller.
1. Sofort und nur einmal dokumentieren
Jede Information, die erst auf Papier notiert und dann in den Computer übertragen wird, bedeutet doppelte Arbeit. Wenn die Anwesenheit direkt beim Bringen in der App markiert und das Essen gleich nach der Mahlzeit eingetragen wird, entfällt die Stunde des „Nachtragens" am Tagesende. Bei Funikid gehen Einträge zu Anwesenheit und Essensprotokoll gleichzeitig als Information an die Eltern; die Fachkraft schreibt keine zusätzliche Nachricht.
2. Aus wiederkehrenden Fragen eine Ankündigung machen
Wenn fünf Eltern gefragt haben „Ist morgen freie Kleiderwahl?", fragen auch die sechsten. Die Antwort einmal als Ankündigung zu veröffentlichen, verhindert alle weiteren Nachrichten. Allein diese Gewohnheit verringert das Nachrichtenaufkommen spürbar.
3. Sichtbar machen, was Eltern suchen
Die meisten Elternfragen entstehen aus fehlender Information: Was hat es gegessen? Ist es angekommen? Was haben sie diese Woche gemacht? Wenn diese Informationen regelmäßig in der App sichtbar sind, wird gar nicht erst gefragt. Sichtbarkeit ist die wirksamste Methode, Zeit zu sparen.
4. Formulare digitalisieren
Werden Ausflugseinwilligungen und Anmeldungen zu Veranstaltungen auf Papier eingesammelt, kontrolliert die Fachkraft tagelang Rucksäcke. Bei der digitalen Teilnahmebestätigung ist auf einer Liste zu sehen, wer geantwortet hat; die Fachkraft erinnert nur noch die Fehlenden. Siehe Veranstaltungen und Kalender und unseren Beitrag Veranstaltungen planen.
5. Fotos tagsüber in kleinen Portionen teilen
Abends aus hundert Fotos auszuwählen ist anstrengend. Tagsüber ein paar gute Bilder direkt in die Galerie hochzuladen, teilt die Arbeit auf und gibt den Eltern einen Einblick in Echtzeit. Auch der Wochen-Newsletter lässt sich aus diesen ausgewählten Bildern leicht zusammenstellen.
6. Vorlagen nutzen
Ein paar Vorlagen für Newsletter, Ankündigungen und häufige Nachrichten ersparen es, jedes Mal mit einer leeren Seite zu beginnen. Stellt die Leitung gemeinsame Vorlagen bereit, sorgt das auch für Einheitlichkeit zwischen den Gruppen. Für eine Newsletter-Vorlage lesen Sie unseren Leitfaden für den Kita-Newsletter.
7. Die Arbeitszeit schützen
Der unsichtbare Teil der Belastung sind Nachrichten am Abend und am Wochenende. Den eigenen Kanal der Einrichtung zu nutzen und den Eltern die Antwortzeiten mitzuteilen, schützt die Erholungszeit der Fachkraft. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Nachrichten zwischen Erziehern und Eltern.
Ohne die Leitung geht es nicht
Die Entlastung der Fachkräfte kann nicht allein ihnen überlassen werden. Die Leitung muss den gemeinsamen Kanal festlegen, Vorlagen bereitstellen, Rechte richtig vergeben und dafür sorgen, dass alte Methoden (parallele Papierlisten, Gruppen) tatsächlich aufgegeben werden. Kommt ein neues Werkzeug hinzu und werden die alten nicht abgeschafft, sinkt die Belastung nicht – sie steigt.
Ein kleiner Vorschlag zur Messung
Bitten Sie vor der Umstellung eine Fachkraft, eine Woche lang grob zu notieren, wie viel Zeit sie für Aufgaben außerhalb der Gruppe aufwendet. Einige Wochen nach dem Umstieg wiederholen Sie die Notiz. Dieser einfache Vergleich zeigt Ihnen, welche Gewohnheit wirkt.
Häufig gestellte Fragen
Ist das nicht schwierig für Fachkräfte, die wenig Technik gewohnt sind?
Bei einer App, in der die täglichen Aufgaben mit wenigen Klicks erledigt sind, ist die Eingewöhnung kurz. Wenn in der ersten Woche jemand zur Seite steht und man mit nur vier Grundaufgaben (Anwesenheit, Fotos, Ankündigungen, Nachrichten) beginnt, fällt der Umstieg leichter.
Verschwindet Papier mit der Digitalisierung ganz?
Manche offiziellen Dokumente bleiben vielleicht auf Papier; aber der Großteil der täglichen Dokumentation und Kommunikation läuft digital. Wichtig ist, dieselbe Information nicht doppelt – auf Papier und digital – zu führen.
Können auch Hilfskräfte die App nutzen?
Ja, mit Rechten, die ihren Aufgaben entsprechen. Siehe Rechteverwaltung.
Wie kann ich Funikid mit meinen Fachkräften testen?
Beginnen Sie mit dem 14-tägigen kostenlosen Test in einer Gruppe und holen Sie die Meinung Ihrer Fachkraft ein. Bei Fragen kontaktieren Sie uns.
Über die Autorin / den Autor
Selin Kaya
Expertin für digitale Inhalte
Schreibt im Content-Team von Funikid über die Kommunikation zwischen Einrichtung und Eltern, Ankündigungen und eine geordnete Nachrichtenpraxis. Beantwortet die Alltagsfragen von Kita- und Kindergartenleitungen verständlich und mit umsetzbaren Tipps.
