Aus Sicht der Eltern ist eine Veranstaltung ein einzelner Tag. Aus Sicht der Verwaltung ist es ein Prozess über Wochen: Ein Termin wird gewählt, in den Kalender eingetragen, die Eltern werden informiert, Einverständniserklärungen eingesammelt, fehlende gesucht und am Ende erinnert. Läuft dieser Prozess mit Papierformularen, geht die meiste Zeit für die Frage drauf: „Wer hat zugesagt, wer nicht?"
In diesem Beitrag zeige ich, wie Sie eine Veranstaltung von Anfang bis Ende in einem Ablauf steuern.
Arten von Veranstaltungen und ihre Anforderungen
Nicht jede Veranstaltung braucht denselben Ablauf. Legen Sie zuerst die Art fest:
- Informationsveranstaltung: Eine Feier in der Gruppe, ein Mottotag. Von den Eltern wird keine Zusage erwartet; sie werden nur informiert.
- Veranstaltung mit Teilnahme: Elternabend, Fest, Aufführung. Zu wissen, ob Eltern kommen, erleichtert die Planung.
- Veranstaltung mit Einverständnis: Ausflug außerhalb der Einrichtung. Für jedes Kind ist die Zustimmung der Eltern erforderlich, und die Zustimmungen müssen dokumentiert werden.
Schritt 1: In den Kalender aufnehmen
Die erste Adresse einer Veranstaltung ist der Kalender der Einrichtung. Wenn die zu Jahresbeginn bekannten Termine (Feiertage, Feste, Elternabende) gleich eingetragen werden, können Fachkräfte und Eltern entsprechend planen. In Funikid wird der Kalender im Verwaltungsbereich gepflegt; wichtige Termine können den Eltern in Erinnerung gerufen werden.
Tipp: Legen Sie nicht zwei große Veranstaltungen in dieselbe Woche. Wer den Kalender mit allen Veranstaltungen der Einrichtung gemeinsam betrachtet, erkennt Überschneidungen von vornherein.
Schritt 2: Veranstaltung anlegen und Eltern einladen
Der Veranstaltungseintrag sollte diese Angaben eindeutig enthalten:
- Was: Name der Veranstaltung und eine kurze Beschreibung
- Wann: Datum, Beginn und Ende
- Wo: in der Einrichtung oder außerhalb; wenn außerhalb, die Adresse
- Wer: welche Gruppen teilnehmen
- Mitzubringen: Kleidung, Materialien, gegebenenfalls Kosten gesondert angeben
- Frist: für Zusage oder Anmeldung
Die Veranstaltung sollte nur an die Eltern der betreffenden Gruppen gehen. Eine Einladung zu einem Ausflug an die ganze Einrichtung wird bei den Eltern der nicht teilnehmenden Gruppen zum Fragezeichen.
Schritt 3: Zusagen einsammeln
Die größte Schwäche des Papierformulars ist die Nachverfolgung: Das Formular bleibt im Rucksack, kommt nicht unterschrieben zurück oder gar nicht. Bei der digitalen Zusage geben Eltern ihr Einverständnis in der App ab, und die Einrichtung sieht in einer einzigen Liste, wer zugestimmt hat und wer noch nicht geantwortet hat. Die Veranstaltungsverwaltung von Funikid bietet das Anlegen von Veranstaltungen, die Information der Eltern und das Einholen von Zusagen in einem Ablauf.
Mit dieser Liste ist das Weitere einfach:
- Senden Sie Eltern, die einen Tag vor der Frist noch nicht geantwortet haben, eine kurze Erinnerung.
- Geben Sie vorab bekannt, was die Einrichtung mit Kindern ohne Zusage nach Fristende macht (Verbleib in der Kita, alternatives Angebot).
- Halten Sie am Morgen des Ausflugs die Liste für die Fachkraft bereit.
Schritt 4: Erinnerung und letzte Informationen
Einen Tag vor der Veranstaltung genügt eine kurze Erinnerung: Uhrzeit, Kleidung, Mitzubringendes. Wenn Sie diese Erinnerung für jede Veranstaltung in derselben Form senden, gewöhnen sich Eltern daran. Tipps zum Schreiben von Ankündigungen finden Sie in unserem Beitrag zur Ankündigung pro Gruppe.
Schritt 5: Nach der Veranstaltung teilen
Der beliebteste Teil einer Veranstaltung sind die Fotos, die danach geteilt werden. Wenn Sie ein Album zur Veranstaltung anlegen und die Fotos dort hochladen, sehen Eltern den Tag und verstehen zugleich den Wert der Veranstaltung. Siehe Fotos und Galerie. Achten Sie beim Teilen auf die Foto-Einwilligungen der Kinder; Details dazu finden Sie in unserem Leitfaden zum Teilen von Fotos.
Besondere Hinweise für den Elternabend
- Teilen Sie die Tagesordnung gemeinsam mit der Einladung; Eltern sollen wissen, worauf sie sich vorbereiten.
- Bitten Sie um eine Zusage; Raumgestaltung und Dauer werden danach geplant.
- Senden Sie nach dem Treffen eine kurze Zusammenfassung als Ankündigung; auch Eltern, die nicht kommen konnten, sind dann informiert.
Auswertung am Ende des Halbjahres
Ein Vorteil digitaler Aufzeichnungen ist, dass man zurückblicken kann. Bei welchen Veranstaltungen war die Beteiligung hoch, bei welchen kamen die Zusagen spät? Diese Fragen helfen Ihnen, den Kalender des nächsten Halbjahres realistischer aufzustellen.
Häufig gestellte Fragen
Was sollen Eltern tun, die keine Zusage geben können?
Für Eltern ohne Zugang zur App sollte die Einrichtung einen alternativen Weg haben (zum Beispiel ein in der Einrichtung unterschriebenes Formular), und auch diese Zustimmung sollte in dieselbe Liste eingetragen werden. Ziel ist es, eine einzige vollständige Liste zu führen.
Sind Veranstaltungen im Kalender für alle Eltern sichtbar?
Veranstaltungen der gesamten Einrichtung sollten allen angekündigt werden, Gruppenveranstaltungen nur den Eltern der betreffenden Gruppe. Eine richtige Zielgruppenauswahl macht den Kalender für Eltern sinnvoll.
Wie oft sollte vor einer Veranstaltung erinnert werden?
In der Regel genügt einmal, einen Tag vor der Veranstaltung. Bei Veranstaltungen mit Einverständnis kann zusätzlich vor der Frist erinnert werden.
Wie kann ich die Veranstaltungsverwaltung von Funikid ausprobieren?
Mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase können Sie Ihre erste Veranstaltung anlegen und Zusagen einsammeln. Bei Fragen nehmen Sie Kontakt auf.
Über die Autorin / den Autor
Emre Aksoy
Experte für Verwaltungsangelegenheiten
Schreibt mit seiner Verwaltungserfahrung über den Betrieb einer Einrichtung: Anwesenheit, Essen, Veranstaltungen und Kalenderplanung, Kinderakten. Statt Theorie steht in seinen Beiträgen der tatsächliche Ablauf eines Kita-Tages im Mittelpunkt.
