In meinen Gesprächen mit Einrichtungen kommt das Thema Zahlungen meist gegen Ende auf, und ein wenig zögerlich: „Wir sammeln die Beiträge immer noch per Überweisung und bar ein, und nachzuhalten, wer bezahlt hat, ist eine Aufgabe für sich." Eltern haben ein anderes Problem: Was gehört in den Verwendungszweck, auf welches Konto geht das Geld, ist die Zahlung überhaupt angekommen?
Online-Zahlung bringt beide Seiten an einem Ort zusammen. In diesem Beitrag zeige ich, was Zahlungen über die App einfacher machen und wie Sie die Umstellung planen.
Welche Zahlungen gibt es in der Kita?
In einem Kindergarten geht es nicht nur um den Monatsbeitrag:
- Beiträge pro Halbjahr oder Monat
- Kosten für Ausflüge und Veranstaltungen
- Material-, Kleidungs- oder Buchkosten
- Zusatzangebote (etwa Kurse oder Workshops der Einrichtung)
Jede dieser Zahlungen fällt zu einem anderen Zeitpunkt an, in anderer Höhe und manchmal nur für eine Gruppe. Sie über einzelne Verwendungszwecke nachzuverfolgen, ist in der Buchhaltung die häufigste Fehlerquelle.
Was Online-Zahlung den Eltern bringt
- Alles an einem Ort: Eltern bezahlen in derselben App, in der sie Ankündigungen, Nachrichten und Fotos sehen.
- Keine Unklarheit: Welche Zahlung, für welches Kind, in welcher Höhe – alles ist klar sichtbar. Ein Verwendungszweck muss nicht geschrieben werden.
- Unabhängig von Zeit und Ort: Bezahlen ohne Gang zur Bank und ohne auf Öffnungszeiten zu warten.
Die mobile Online-Zahlung von Funikid soll Eltern ermöglichen, Zahlungen bequem über die App zu erledigen, und der Einrichtung helfen, ihre Finanzvorgänge sicher und schnell zu verwalten.
Was Online-Zahlung der Einrichtung bringt
- Kein Zuordnen mehr: Die Zahlung ist direkt mit dem jeweiligen Kind und Posten verknüpft; niemand muss aus dem Verwendungszweck erraten, wer gezahlt hat.
- Übersicht wird sichtbar: Wer bezahlt hat und wer noch aussteht, lässt sich in einer einzigen Liste verfolgen.
- Kommunikation wird entspannter: Eine Zahlungserinnerung ist kein unangenehmes Gespräch an der Tür oder am Telefon mehr, sondern eine regelmäßige, neutrale Benachrichtigung.
Der Ton der Erinnerung: freundlich, klar, nicht persönlich
Zahlungserinnerungen gehören zu den heikelsten Momenten zwischen Kita und Eltern. Ein paar Regeln machen es leichter:
- Vorher informieren: Ein Hinweis vor dem Fälligkeitstermin kommt viel besser an als eine Mahnung danach.
- Neutral formulieren: „Der Beitrag für Oktober ist bis zum 10. Oktober fällig." Vorwürfe oder emotionale Formulierungen braucht es nicht.
- Nur an die betroffenen Eltern senden: Eine Zahlungserinnerung ist keine Rundmitteilung, sondern gilt nur den Eltern mit offener Zahlung. Andere Eltern dürfen niemals sehen, wer noch nicht bezahlt hat.
- Eine Tür offenlassen: Ein Satz wie „Bei Fragen zur Zahlung schreiben Sie gern der Kita-Leitung" erleichtert das Gespräch.
Wie planen Sie die Umstellung?
Zahlungsgewohnheiten zu ändern, verlangt mehr Vertrauen als Kommunikationsgewohnheiten zu ändern. Meine empfohlene Reihenfolge:
- Zuerst die Kommunikation umziehen: Wenn Eltern die App für Ankündigungen, Nachrichten und Fotos gewohnt sind, lässt sich die Zahlung leichter ergänzen.
- Mit einem kleinen Posten beginnen: Ein Ausflugs- oder Veranstaltungsbeitrag ist ein guter erster Schritt, um Online-Zahlung auszuprobieren.
- Den Eltern zeigen, wie es geht: Eine kurze Ankündigung und eine Anleitung mit Screenshots verringern die Fragen bei der ersten Zahlung.
- Den alten Weg eine Zeit lang offenhalten: In der Übergangszeit wird weiter Überweisung akzeptiert; mit der Zeit wird Online-Zahlung zum Standard.
Datenschutz und Rechte
Zahlungsinformationen muss nicht jeder in der Einrichtung sehen. Die Gruppenfachkraft muss den Zahlungsstatus von Eltern meist nicht kennen; Buchhaltung und Leitung schon. Treffen Sie diese Unterscheidung von Anfang an über Rollen und Rechte. Siehe Rechteverwaltung und unseren Beitrag zu Rollen und Rechten in der Kita.
Zu Paketen und Preisen
Funikid bietet verschiedene Paketoptionen: Einstieg, Standard und Erweitert. Welches Paket zu den Bedürfnissen Ihrer Einrichtung passt und wie die Online-Zahlung eingerichtet wird, besprechen wir gern – nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Häufig gestellte Fragen
Wo bezahlen die Eltern?
In der Funikid-App auf ihrem Smartphone. Die Zahlung liegt dort, wo Eltern auch Ankündigungen und Nachrichten sehen.
Wer sieht, welche Eltern bezahlt haben?
Die von der Einrichtung festgelegten berechtigten Nutzer. Über die Rechteverwaltung lässt sich sicherstellen, dass nur Buchhaltung und Leitung die Zahlungsinformationen sehen.
Sollten wir sofort alle Zahlungen online abwickeln?
Nicht nötig. Mit einem kleinen Posten zu beginnen und den Eltern Zeit zur Gewöhnung zu geben, macht die Umstellung reibungsloser.
Kann man die Online-Zahlung ausprobieren?
Mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase können Sie die übrigen Module von Funikid sofort nutzen; zur Einrichtung der Online-Zahlung sprechen Sie mit unserem Team.
Über die Autorin / den Autor
Ece Demir
Vertriebsexpertin
Schreibt aus dem Vertriebsteam, das täglich mit Einrichtungen spricht. Beantwortet die Fragen, die Leitungen vor einer Entscheidung stellen: Softwareauswahl, kostenlose Testphase, Umstellungsplan und Elternzahlungen.
