Der Tag in der Kita beginnt morgens an der Tür: Welches Kind ist angekommen, wer kam mit dem Fahrdienst, wer wurde von den Großeltern gebracht? Gegen Mittag ändern sich die Fragen: Was hat es heute gegessen, hat es geschlafen, was wurde im Angebot gemacht? Und am Abend bleibt auf dem Handy der Eltern nur eine Erwartung: „Wie war der Tag meines Kindes?"
Jede dieser Fragen ist für sich einfach. Schwierig wird es, wenn Dutzende Kinder, mehrere Gruppen und Eltern, die über jeweils andere Kanäle schreiben, zusammenkommen. Genau hier hilft Kita-Verwaltungssoftware. In diesem Leitfaden erkläre ich, was sie ist, woraus sie besteht und wie Sie für Ihre Einrichtung richtig starten.
Was bedeutet Kita-Verwaltungssoftware?
Kita- (oder Kindergarten-)Verwaltungssoftware ist eine Anwendung, die den Alltag der Einrichtung, die Daten der Kinder und die Kommunikation mit den Eltern in einem System bündelt. Sie hat in der Regel zwei Seiten:
- Verwaltungsbereich: Die Oberfläche, die Leitung und Fachkräfte im Browser nutzen. Hier werden Gruppen, Kinder, Ankündigungen, Veranstaltungen und Nutzerrechte verwaltet.
- Eltern-App: Die mobile App auf dem Handy der Eltern. Ankündigungen, Nachrichten, Fotos, Informationen zum Essen und Benachrichtigungen landen hier.
Auch Funikid besteht aus diesen beiden Teilen: einem Web-Bereich und einer mobilen App für iOS und Android. Die Einrichtung gibt die Informationen einmal ein; sie erreichen die richtigen Eltern zum richtigen Zeitpunkt.
Warum ist es nicht mehr nur „nice to have"?
Viele Einrichtungen kamen jahrelang mit Papierformularen, Mitteilungsheften und Messenger-Gruppen aus. Im kleinen Rahmen funktioniert das, aber an drei Stellen gerät es ins Stocken:
- Informationen zerstreuen sich: Eine Ankündigung geht zwischen den Nachrichten in der Gruppe unter, ein Zettel bleibt im Mitteilungsheft, ein Telefonat wird nirgends festgehalten.
- Die Zeit der Fachkräfte geht in die Kommunikation: Dieselbe Frage zehnmal einzeln zu beantworten, kostet Zeit, die den Kindern fehlt.
- Vertrauen der Eltern entsteht durch Transparenz: Wenn Eltern den Tag ihres Kindes nicht sehen, fragen sie nach; bekommen sie regelmäßig verlässliche Informationen, vertrauen sie.
Verwaltungssoftware löst diese drei Probleme gleichzeitig: Sie bündelt die Informationen an einem Ort, reduziert wiederkehrende Kommunikation und gibt den Eltern ein regelmäßiges Fenster in den Alltag.
Aus welchen Modulen besteht sie?
Jede Einrichtung hat andere Bedürfnisse, aber eine gute Kita-Software sollte diese Bereiche abdecken:
Elternkommunikation
- Nachrichten: Einzel- oder Gruppennachrichten zwischen Fachkräften und Eltern. Siehe Nachrichten und Benachrichtigungen.
- Ankündigungen und Newsletter: Ankündigungen pro Gruppe; Newsletter als PDF, JPEG oder PNG. Siehe Ankündigungen und Newsletter.
- Sofortige Push-Benachrichtigungen: Wichtige Neuigkeiten erscheinen sofort auf dem Handy der Eltern.
Tagesablauf
- Anwesenheit sowie Ankunft und Abholung: Die Ankunfts- und Abholzeiten der Kinder werden an die Eltern weitergegeben. Siehe Anwesenheit, Ankunft und Abholung.
- Speiseplan und Essensprotokoll: Der Tages-, Wochen- oder Monatsplan wird geteilt; der Stand der Mahlzeiten wird an die Eltern gemeldet. Siehe Speiseplan und Essensprotokoll.
- Veranstaltungen und Kalender: Veranstaltungen anlegen, Eltern informieren, Zusagen einholen. Siehe Veranstaltungen und Kalender.
- Fotos und Galerie: Fotos und Videos über Gruppen- und Kinderalben teilen. Siehe Fotos und Galerie.
Verwaltung
- Kinderverwaltung: Die Daten der Kinder aktuell und zugänglich halten. Siehe Kinderverwaltung.
- Online-Zahlung: Eltern können Zahlungen über die App erledigen. Siehe Online-Zahlung.
- Rechteverwaltung: Festlegen, welche Nutzerin und welcher Nutzer was sehen und ändern darf. Siehe Rechteverwaltung.
- Mehrsprachigkeit: Eltern erhalten Informationen in ihrer eigenen Sprache. Siehe Mehrsprachigkeit.
Alle Module von Funikid können Sie auf der Seite Funktionen einzeln ansehen.
Wer nutzt sie?
Eine Kita-Software ist nicht nur ein Werkzeug der Leitung; jede Nutzergruppe erwartet etwas anderes:
- Leitung: Möchte die ganze Einrichtung auf einem Bildschirm sehen, eine einheitliche Kommunikation sicherstellen und Rechte steuern.
- Erzieher/innen: Möchten Neuigkeiten aus ihrer Gruppe schnell teilen und die Eltern gesammelt informieren, statt jedem einzeln zu schreiben.
- Eltern: Möchten den Tag ihres Kindes verfolgen, unkompliziert mit der Einrichtung in Kontakt treten und keine wichtige Ankündigung verpassen.
Eine gute Software erfüllt alle drei Erwartungen zugleich. Ein System, das für die Fachkräfte mühsam ist, hält sich nicht lange; eine App, die für Eltern kompliziert ist, wird gar nicht erst geöffnet.
Fünf Schritte für einen guten Start
- Legen Sie Ihre Priorität fest. Welche Aufgabe kostet Sie am meisten Zeit? Für die meisten Einrichtungen ist es die Elternkommunikation; dort sollte der Start liegen.
- Bereiten Sie Gruppen- und Kinderlisten vor. Wenn das System am ersten Tag bereits gefüllt ist, nehmen die Fachkräfte es schneller an.
- Entscheiden Sie, wer was sieht. Definieren Sie die Rechte von Leitung, Fachkräften und anderem Personal von Anfang an.
- Kündigen Sie den Eltern einen einzigen Kanal an. „Ab jetzt kommen die Ankündigungen über die App" ist der erste Schritt, um die alten Kanäle zu schließen.
- Entscheiden Sie durch Ausprobieren. Sie können Funikid 14 Tage kostenlos testen; eine echte Woche mit einer Gruppe sagt mehr aus als jede Präsentation. Einen Plan finden Sie in unserem Leitfaden zur 14-tägigen Testphase.
Worauf kommt es bei der Auswahl an?
Die Softwareauswahl verdient einen eigenen Beitrag; hier die Kurzliste:
- Gibt es die Eltern-App sowohl für iOS als auch für Android?
- Lassen sich die täglichen Beiträge der Fachkräfte mit wenigen Fingertipps erstellen?
- Passen die Rollen- und Rechtedefinitionen zur Struktur Ihrer Einrichtung?
- Gibt es eine Sprachauswahl für Eltern, die andere Sprachen sprechen?
- Ist das Support-Team leicht erreichbar?
Eine ausführlichere Checkliste finden Sie in unserem Beitrag 10 Fragen bei der Wahl einer Kita-Software.
Häufig gestellte Fragen
Ist Kita-Verwaltungssoftware nur etwas für große Einrichtungen?
Nein. Auch in einer Kita mit nur einer Gruppe brauchen Elternkommunikation, Informationen zum Essen und Ankündigungen dieselbe Ordnung. Der Vorteil einer kleinen Einrichtung: Die Umstellung ist in wenigen Tagen abgeschlossen.
Müssen Eltern die App installieren?
Ja; die Eltern-App von Funikid gibt es in den App-Stores für iOS und Android. Leitung und Fachkräfte können den Web-Bereich zusätzlich im Browser nutzen.
Sollen wir unsere bestehenden Messenger-Gruppen sofort schließen?
Besser ist eine Übergangsphase. Verlegen Sie zuerst die offiziellen Ankündigungen in die App und lassen Sie die Gruppen nach einigen Wochen nur noch für Notfälle bestehen. Mehr dazu in unserem Beitrag über Eltern-WhatsApp-Gruppen.
Was braucht man, um mit dem Testen zu beginnen?
Es genügt, das Anmeldeformular auszufüllen. Sie können sich für die kostenlose Testphase anmelden oder bei Fragen Kontakt mit uns aufnehmen.
Über die Autorin / den Autor
Selin Kaya
Expertin für digitale Inhalte
Schreibt im Content-Team von Funikid über die Kommunikation zwischen Einrichtung und Eltern, Ankündigungen und eine geordnete Nachrichtenpraxis. Beantwortet die Alltagsfragen von Kita- und Kindergartenleitungen verständlich und mit umsetzbaren Tipps.
