La journée d'une école maternelle commence à la porte, le matin : quel enfant est arrivé, qui vient en transport scolaire, qui a été déposé par un proche ? Vers midi, les questions changent : qu'a-t-il mangé, a-t-il fait la sieste, qu'a-t-il fait pendant l'activité ? Le soir, il ne reste qu'une attente sur le téléphone du parent : « Comment s'est passée la journée de mon enfant ? »
Prises une à une, ces questions sont simples. La difficulté commence quand plusieurs dizaines d'enfants, plusieurs classes et des parents qui écrivent chacun par un canal différent se retrouvent ensemble. C'est précisément là qu'intervient le logiciel de gestion de crèche ou d'école maternelle. Dans ce guide, je vous explique ce que c'est, de quoi il se compose et comment bien démarrer dans votre établissement.
Que veut dire « logiciel de gestion de crèche » ?
Un logiciel de gestion de crèche (ou d'école maternelle) est une application qui réunit dans un seul système le fonctionnement quotidien de l'établissement, les informations sur les enfants et la communication avec les parents. Il a généralement deux visages :
- Le panneau de gestion : l'écran que la direction et les enseignant(e)s utilisent depuis un navigateur. Les classes, les enfants, les annonces, les événements et les droits des utilisateurs s'y gèrent.
- L'application pour les parents : l'application mobile sur le téléphone du parent. Annonces, messages, photos, informations sur les repas et notifications y arrivent.
Funikid se compose lui aussi de ces deux parties : un panneau web et une application mobile pour iOS et Android. L'établissement saisit l'information une seule fois ; elle parvient au bon parent, au bon moment.
Pourquoi n'est-ce plus un simple « plus » ?
Pendant des années, de nombreux établissements se sont débrouillés avec des formulaires papier, des cahiers de liaison et des groupes de messagerie. Cette organisation fonctionne à petite échelle, mais elle bloque sur trois points :
- L'information se disperse : une annonce se perd au milieu des messages du groupe, un mot d'autorisation reste dans le cahier, un appel téléphonique n'est consigné nulle part.
- Le temps des enseignant(e)s part dans la communication : répondre dix fois, séparément, à la même question, c'est du temps pris sur la classe.
- La confiance des parents naît de la visibilité : quand un parent ne voit pas la journée de son enfant, il pose des questions ; quand il reçoit des informations régulières et prévisibles, il fait confiance.
Un logiciel de gestion résout ces trois problèmes à la fois : il centralise l'information, réduit les échanges répétitifs et ouvre aux parents une fenêtre régulière sur la vie de l'établissement.
De quels modules se compose-t-il ?
Chaque établissement a des besoins différents, mais un bon logiciel de crèche devrait proposer les rubriques suivantes :
Communication avec les parents
- Messagerie : messages individuels ou groupés entre l'enseignant(e) et le parent. Voir messagerie et notifications.
- Annonces et bulletin : annonces groupées par classe ; bulletins partagés au format PDF, JPEG ou PNG. Voir annonces et bulletin.
- Notifications mobiles instantanées : les informations importantes arrivent aussitôt sur le téléphone du parent.
Fonctionnement quotidien
- Présences, arrivées et départs : l'heure d'arrivée et de départ de l'enfant est transmise au parent. Voir présences, arrivées et départs.
- Menu et suivi des repas : partage du menu du jour, de la semaine ou du mois ; information du parent sur le déroulement du repas. Voir menu et suivi des repas.
- Événements et calendrier : créer un événement, informer les parents, recueillir leur confirmation de participation. Voir événements et calendrier.
- Photos et galerie : partage de photos et de vidéos grâce à des albums par classe et par enfant. Voir photos et galerie.
Gestion
- Gestion des enfants : informations sur les enfants tenues à jour et accessibles. Voir gestion des enfants.
- Paiement en ligne : les parents règlent directement depuis l'application. Voir paiement en ligne.
- Gestion des autorisations : définir ce que chaque utilisateur peut voir et modifier. Voir gestion des autorisations.
- Multilingue : proposer l'information aux parents dans leur langue. Voir multilingue.
Vous pouvez examiner un à un tous les modules de Funikid sur la page fonctionnalités.
Qui l'utilise ?
Un logiciel scolaire n'est pas seulement l'outil de la direction ; chaque groupe d'utilisateurs en attend des choses différentes :
- La direction : voir tout l'établissement sur un seul écran, garantir une communication cohérente, organiser les droits d'accès.
- L'enseignant(e) : partager rapidement ce qui concerne sa classe et informer tout le monde d'un coup plutôt que d'écrire à chaque parent.
- Le parent : suivre la journée de son enfant, communiquer facilement avec l'établissement et ne manquer aucune annonce importante.
Un bon logiciel répond à ces trois attentes en même temps. Un système pénible pour les enseignant(e)s ne dure pas ; une application compliquée pour les parents ne s'ouvre pas.
Cinq étapes pour bien démarrer
- Définissez votre priorité. Quelle tâche vous fait perdre le plus de temps ? Pour la plupart des établissements, c'est la communication avec les parents ; c'est par là qu'il faut commencer.
- Préparez la liste des classes et des enfants. Un système déjà rempli dès le premier jour accélère son adoption par les enseignant(e)s.
- Décidez qui voit quoi. Définissez dès le départ les droits de la direction, des enseignant(e)s et des autres membres du personnel.
- Annoncez un seul canal aux parents. Dire « désormais, les annonces passeront par l'application » est la première étape pour fermer les anciens canaux.
- Décidez en essayant. Vous pouvez essayer Funikid gratuitement pendant 14 jours ; vivre une vraie semaine avec une classe pendant cette période en dit bien plus qu'une présentation. Pour le plan, consultez notre guide de l'essai de 14 jours.
Sur quoi se baser pour choisir ?
Le choix d'un logiciel mérite un article à part ; en voici la liste courte :
- L'application pour les parents existe-t-elle sur iOS comme sur Android ?
- Le partage quotidien de l'enseignant(e) se fait-il en quelques pressions ?
- Les rôles et les droits correspondent-ils à l'organisation de votre établissement ?
- Y a-t-il une option de langue pour les parents qui parlent d'autres langues ?
- Est-il facile de joindre l'équipe d'assistance ?
Pour une liste de contrôle plus détaillée, lisez notre article 10 questions pour choisir un logiciel scolaire.
Questions fréquentes
Un logiciel de gestion de crèche est-il réservé aux grands établissements ?
Non. Même dans une crèche à une seule classe, la communication avec les parents, les informations sur les repas et les annonces demandent la même organisation. L'avantage d'un petit établissement, c'est que la transition peut se faire en quelques jours.
Les parents doivent-ils installer l'application ?
Oui ; l'application Funikid pour les parents est disponible sur les boutiques iOS et Android. La direction et les enseignant(e)s peuvent aussi utiliser le panneau web depuis un navigateur.
Faut-il fermer tout de suite nos groupes de messagerie actuels ?
Mieux vaut prévoir une période de transition. Commencez par déplacer les annonces officielles vers l'application, puis, après quelques semaines, ne gardez les groupes que pour les urgences. Pour en savoir plus, lisez notre article sur les groupes WhatsApp de parents.
Que faut-il pour commencer l'essai ?
Il suffit de remplir le formulaire d'inscription. Vous pouvez demander l'essai gratuit ou nous contacter pour toute question.
À propos de l'auteur
Selin Kaya
Spécialiste du contenu numérique
Écrit au sein de l'équipe éditoriale de Funikid sur la communication école-parents, les annonces et l'organisation de la messagerie. Répond aux questions quotidiennes des directions de crèches et d'écoles maternelles dans un langage simple, avec des conseils concrets.
